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【基本のコツ】分かりやすい議事録の書き方【テンプレート】
みなさん、議事録を取るのは得意ですか？
議事録ってすっきりと端的に書かないといけないので、実は作成するのが難しかったりしますよね。
でも、議事録はチームのメンバーと認識をすり合わせるのにとても大切なもの。
しっかり分かりやすい文書を作りましょう！
本日は、分かりやすい議事録作成のコツについて解説します。
目次
- 議事録の目的と必要性
- 議事録作成時に重要なポイント
2.1決定事項を明確にする
2.2簡潔に書く
2.3聞き逃さない
2.4見やすい文書にする
2.5なるべく早く作成する - 書き方のコツ
3.1メモは図式や単語でとる
3.2簡潔に書く
3.35W1Hを意識する
3.4毎回同じフォーマットにする - 議事録フォーマット
- まとめ
1.議事録の目的と必要性
まず、議事録とは会議の内容を記録した文書のことを指します。
議事録作成は、会議の内容を記録する以外にも決定事項をチームで共有する目的があります。
ただの意見と最終的な決定事項が混ざってしまったら、次にどういうアクションを起こしたらいいのか分からなくなってしまいますよね。
ですが、議事録があればチームの共通認識が出来て、やるべきことが明確になります。
また、議事録を見返すことで、自分の認識が誤っていないかなど、意識のすり合わせをすることもできます。
つまり、議事録はチーム全体が円滑に業務を遂行するためにとても重要ということですね。
2.議事録作成時に重要なポイント
次に、議事録作成時に念頭においておくといいポイントをお伝えしていきます。
2.1決定事項を明確にする
まず、議事録で一番大切なことは決定事項を明確にすることです。
先ほども少し触れましたが、ただの意見と決定事項の判別がつかなかったら、その先の業務をどう進めたらいいのか分からなくなります。
また、チームの中で、「決定だと思っている人」と「まだ決まっていないと思っている人」がいたら、認識が違ってしまいますよね。
決定事項が明確になれば、次のアクションも明確になります。
議事録を取るときは、決定事項をしっかり記載するようにしましょう。
2.2 簡潔に書く
議事録は、簡潔に書くことを心掛けましょう。
A.地区開発を施工する業者は、多くの業者の中から入札を行って決めます
B.地区開発の施工業者は入札で決定する
議事録では、Bのようにできるだけ文字数を絞り、端的に伝えると読み手はすぐに内容を理解できます。文章が長くなりそうなときは、内容を分けて箇条書きにするといいでしょう。
また、文体は「ですます調」よりも「である調」の方が適しています。
以上の点に気を付けて、簡潔に書きましょう。
2.3 聞き逃さない
これはすごーく大切なのですが！！
議事録を取るときには、聞き逃さない姿勢が大切です。
例えば、金額や日時、製品の規格などを聞き逃したり、聞き間違えたりしたら大変ですよね。
人間はどうしてもミスをしてしまいますが、数字は絶対に聞き逃さないようにするなど、意識してメモを取りましょう。
聞き逃してしまった時は、会議が終わった後、すぐ他の参加者に確認してリカバリーするのが大切です。
2.4 見やすい文書にする
文書全体の見た目を良くするのも大切です。
議事録は、パッとみて内容を理解できるようにする必要があるので、分かりやすいレイアウトにしましょう。
例えば、見出しは太字にするとどんな内容なのかが一目で分かりやすくなりますよね。
また、文字の大きさや文字の先頭位置を揃えると統一感が出て見やすくなります。
議事録は、人に見られるものだということを忘れずに、見やすい文書を心掛けましょう。
2.5 なるべく早く作成する
議事録は、会議が終わったらなるべく早く作成しましょう。
人間は忘れる生き物ですよね……。
記憶が新しいうちに正しい情報で文章にまとめるのが大切です。記憶があるうちならば、メモの意味もすぐに思い出せます。
また、重要なことを決めた会議の議事録がなかなか配布されなかったら、参加者から指摘されるかもしれません。特に、新入社員の方はそういう状況を避けたいですよね！
自分のためにも、他の人のためにも議事録はスピーディーに作成しましょう。
3.書き方のコツ
さて、次は実践編！議事録を書くときのコツについて説明します。
3.1 メモは図式や単語でとる
まず、会議中のメモは図式や単語でとりましょう。
会議中は、いろんな人がたくさんの発言をしますよね。それをいちいち文章にまとめて書いていたら間に合わない！！大切なことを聞き逃してしまうかもしれません。
なので、メモは単語を羅列したり、図式にしたりして素早くとるようにしましょう。
A課長⇒B社 見積提出 〆10/10
このメモを見ると文章ではなくても「A課長はB社へ10月10日までに見積を提出しなければならない」と分かりますよね。
このように素早く分かりやすいメモをとることを意識しましょう。
3.2 5W1Hを意識する
文章の基本ですが、議事録でも5W1Hを意識した文章にしましょう。
5W1H
Why（なぜ）、What（何を）、When（いつ）、Who（誰が）、Where（どこで）、How（どうやって）
あと、ビジネスの場では金額が大切になるので、5W1Hに加えてHow much（いくら）も意識するといいですね。
議事録は端的に必要な情報をまとめるので、5W1Hが全て入っていないといけないということはないのですが、意識すると内容が具体的になります。
3.3 話の流れを整理する
会議で出た話題をしっかり整理しましょう。
Aさん「商品開発の件、企画課のBさんと商品課のCさんが中心になってもらうのでよろしくお願いします。」
Ｄさん「あっ！Ｂさんは別案件の責任者なので、今回は別の人がいいと思います。」
Ａさん「じゃあ、企画課からはＥさんにお願いしようか。」
この場合Ｂさんが担当者にならないのは重大な理由からではないので、決定事項だけを記載すれば良いでしょう。
■商品開発の件
・責任者：企画課Ｅ、商品課Ｃ
一方で経緯をしっかり記載した方がいい場合もあります。
Aさん「商品開発の件、企画課のBさんと商品課のCさんが中心になってもらうのでよろしくお願いします。」
Ｄさん「あっ！Ｂさんは前回X社の方と大きく揉めてしまって、先方からNGが出ているんですよ。なので、今回の企画からは外そうと思いまして……」
Ａさん「じゃあ、企画課からはＥさんにお願いしようか。」
この場合だと、「Bさんが過去にX社の人と争いになって、先方からNGを出されている」という重要なポイントがありますよね。
もし、この情報が共有されておらず、誰かがX社の人の前でうっかりBさんの話をしてしまったら気まずいかもしれません……。
なので、この場合は、以下のようにBさんが企画から除外された流れを書いておくといいですね。
■商品開発の件
・責任者：企画課Ｅ、商品課Ｃ
備考 ：企画課BはX社社員と口論になったことがあるため先方NG
今回の企画より除外する
このように、全体の流れを掴んで整理して書くことが大切です。
3.4 毎回同じフォーマットにする
議事録は、毎回同じフォーマットで作成しましょう。
毎回同じフォーマットで記載されている方が、他の人も見やすく理解しやすいですよね。
もし、あなたが毎回議事録の担当ならば、分かりやすいひな形を作ってひな形に添って記入していくのがいいですね。また、会議ごとに議事録担当が変わる場合は、今までの担当者に倣って作るのが良いでしょう。
もし、今までの議事録のフォーマットが見にくいと感じる場合は、上司や会議のメンバーと相談して変えてもいいですね！
4. 議事録テンプレート
企業によって細かいルールはあるかもしれませんが、「基本的にはこのような流れで書くといいですよ！」というサンプルです。ここから自分で分かりやすくしていくといいと思います。
第三回商品開発プロジェクト会議
日時 ：2024/05/01 15:00～16:00
場所 ：本社 A会議室
参加者：企画部 伊藤課長、黒田/商品部 三條課長、山縣/マーケティング部 松方課長、大隈
欠席者：企画部 西園寺
文責 ：黒田
＜1.前回確認事項の進捗確認＞
1-1. 〇〇について：黒田
・現在確認中。6月上旬までに回答予定。
1-2. △△について：山縣
・6社見積依頼中
・A社、B社、C社→返答あり
・D社、E社、F社→5月中に返答予定
・全社から見積が取れ次第、一覧にしてプロジェクトメンバーに共有予定
＜2.議題について＞
2-1. ■■について：三條
・企画部、商品部より一人ずつ責任者を選出
・責任者：企画課 黒田、商品課 山縣
2-2. ◎◎について：伊藤
・コンペを開催
・参加予定企業：X社、Y社、Z社
・担当者黒田：各社にプレゼンテーション準備依頼
＜3.確認事項＞
次回会議までに以下のことを確認
3-1. ◇◇について：大隈
・広報部長 桂に対し、次回会議に参加要請
・広報部からも本プロジェクト担当者を一人選出してもらうよう依頼
3-2.●●について：大隈
・SNSマーケティングに強いイベント会社を数社ピックアップ
＜4.次回会議予定＞
日時：2024/06/10 15:00～16:00
場所：本社 A会議室
4. まとめ
■議事録はチーム全体が円滑に業務を遂行するためにとても重要
■議事録は簡潔に他の人が見て分かりやすい文章とレイアウトを心掛ける
議事録はとにかく分かりやすく書くことを心掛けましょう。なるべくメモを取り逃さないように、そして後から見ても分かりやすいメモを作ることがとても大切です！
初めは難しいと思いますがそれも経験ですよね。分からないところは、他の参加者に確認するなどして、間違った情報を書かないようにしましょうね！
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