「働き方改革が推進されてから、デジタルワークプレイスという言葉を聞くようになったけど、内容については詳しく知らない」

「テレワーク導入されたけどオフィスで仕事するより効率が落ちる」

といった方々、少し立ち止まってこの記事を読んでいってください。

働き方の多様性やテレワークの作業効率向上に役立つ考え方「デジタルワークプレイス」について紹介しています。

生産性や従業員の満足度に繋がるヒントになるかもしれませんので、経営者であれば導入の検討、労働者であれば会社への提案材料として参考にしてみてください。

目次

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1. デジタルワークプレイスとは
   1-1.テレワークとの違い
2. デジタルワークプレイスの重要性や必要性
3. デジタルワークプレイスの効果
   3-1.働き方の多様化
   3-2.生産性の向上
   3-3.従業員同士のコミュニケーションや連携の強化
   3-4.従業員の満足度の向上
4. デジタルワークプレイス導入にあたっての課題
   4-1.セキュリティ対策
   4-2.不透明な勤怠管理
5. まとめ

デジタルワークプレイスとは、社員の業務環境をデジタル化し、いつでもどこでも同じ作業や情報共有ができるようにするという方法・考え方です。

つまり「自宅やカフェで仕事のメールを確認したい」「出先からサーバにアクセスしたい」といった要望に応えられるようになります。

さらに、情報共有をすることで、コミュニケーションや意識の共通化を図るといった側面もあります。

1-1.テレワークとの違い

コロナ禍も手伝って多くの企業がテレワークを導入しています。テレワークとは、職場以外で仕事をすることです。

デジタルワークプレイスと同じような意味になりますが、デジタルワークプレイスは「仕事をすること」というよりも、オンラインで効率的に作業をするための仕組みや考え方の意味合いが強いです。

単純に職場以外で仕事をするだけではなく、いかに効率的で最適化されたオンラインでの業務を提供するのかといった点がデジタルワークプレイスの考え方になります。

2018年に働き方改革が可決・成立されてから、働き方には多様性が求められるようになっています。

例えば、育児や介護をはじめとした家庭の事情によりフルタイム勤務が難しい方や定年を迎えた後も働きたい方などを対象として、働きやすい環境づくりが必要です。

そういった方が家で仕事をする際に、「できる仕事」と「できない仕事」があっては、働きやすいとは言えません。

そのためデジタルワークプレイスの考え方を取り入れ、どこでも職場にいる時と同様のパフォーマンスが発揮できるようにする必要があります。

少子化が進み労働力が不足することを見越した考えは、労働者側だけではなく、企業側にとってもメリットといえるのではないでしょうか。

デジタルワークプレイスの導入によりどんな効果が得られるのか具体的に見ていきます。

3-1.働き方の多様化

少し繰り返しになるかもしれませんが、職場以外で職場と同様のパフォーマンが発揮できるようになります。

デジタル端末とネット環境があれば、不便を感じることなく仕事ができるようになるので、オフィスに赴く必要もありません。「オフィスでなければできない仕事」は、それだけで従業員の負担につながる可能性もありますが、好きな場所で仕事ができる環境はワークライフバランスの改善も期待できます。

※ワークライフバランス…仕事と生活の調和を指す言葉

3-2.生産性の向上

いつでもどこでも職場にいる時と同等のパフォーマンスが発揮できるので、その分生産性も高まります。

人間が集中力を持続できる時間は限られているので、適度な休憩をはさむのが効率的な仕事の進め方といわれています。職場では周りに人がいて落ち着かないかもしれませんし、なにより会社の制度として設けられていなければ、自分だけ休憩をとるといったことはやりづらいですよね。

カフェや自宅であれば周囲を気にせず休息を取り、集中力を回復してまた仕事に取り組むといったサイクルも作りやすくなります。

3-3.従業員同士のコミュニケーションや連携の強化

どこでも業務をこなせるようになるだけではなく、従業員同士がコミュニケーションを取りやすくなるのもデジタルワークプレイスの強みです。

テレワークの場合、どうしても一人で仕事をすることが多くなるので、従業員同士のつながりが希薄になってしまいます。

そこでチャットワークやZoomといった意思疎通を図るツールを充実させることで、テレワークでは希薄になりがちなコミュニケーションの補強ができます。

3-4.従業員の満足度の向上

働き方の多様性が求められている時代なので、柔軟な働き方ができるようになれば、その分従業員も働きやすいと感じるはずです。

育児・介護が必要な方、再雇用される高齢者の方などの働き方が支援できれば、従業員の満足度や定着率の向上も期待できます。

4-1.セキュリティ対策

必ずついて回る問題がセキュリティです。これをクリアしない限り導入は難しいといえるでしょう。

どこにいても会社のサーバにアクセスできる環境は、よからぬことを考える不届き者から攻撃を受けやすいということでもあります。

情報漏洩が起きてしまえば会社の信頼に大きく影響してしまいます。そうならないためにも、パスワードだけではなくVPNといったより高度なセキュリティ対策を講じる必要があります。

※VPNについては以下の記事で詳しく紹介しています。

【iPhoneでも設定できる】VPNとは？そのメリット・デメリット

4-2.不透明な勤怠管理

必ず出社するわけではないので、タイムカードや手書きでの勤怠管理では限界があります。

見えない場所で働くと、どうしても始業時間～残業を含めた終業時間がわかりづらくなってしまいます。お金と時間は雇用者・労働者の両社にとって非常に大切な部分なので、上手に管理ができていないとトラブルに発展してもおかしくありません。

従業員みんなが不公平を感じないように、クラウドを利用した勤怠管理システムの導入などが望ましいです。

また、平等を担保するという意味でも、通常の就業規則を改定する、デジタルワークプレイス導入後の就業規則を新たに設けるなど、規定や規約を明文化して明確にしておくのもよいと思います。

デジタルワークプレイスとは、デジタル端末を活用してどこにいてもコミュニケーションを取りながら仕事ができるようにする方法です。

単純に職場以外で仕事をしていればテレワークですが、デジタルワークプレイスを導入することで、カフェや自宅にいながら職場と同等のパフォーマンスを発揮できるようになります。

生産性の向上も見込めるデジタルワークプレイスですが、セキュリティの強化や勤怠管理の整備など、導入にあたって課題もあります。

課題をクリアして導入すれば、社員の定着率や満足度の向上も図れるため、予算とも相談して取り入れてみてはいかがでしょうか。

ライター：彦坂

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