【初心者向け】Webサイトの要件定義とは？必要な項目と進め方も解説

ホームページの新規制作やリニューアルを検討する際、「要件定義」という工程の名前を耳にすることがあるかもしれません。要件定義とは、Webサイトで実現したいことを言語化し、関係者間で共有するための工程です。しかし、制作を依頼する企業側の担当者にとっては、「具体的に何をすればいいのか」「どこまで自分たちで準備する必要があるのか」がわかりにくい領域でもあります。

要件定義が不十分なまま制作に進むと、デザインやコンテンツの方向性が定まりにくくなり、結果として手戻りやスケジュール遅延につながることがあります。反対に、要件定義の段階で目的や課題を丁寧に整理しておくと、制作会社との認識のズレを減らし、予算内で期待した品質のWebサイトに近づけやすくなります。

この記事では、Webサイト制作における要件定義の基本的な考え方から、発注者として押さえておきたい進め方や注意点までを解説します。「要件定義書には何を書くのか」「RFPとはどう違うのか」「社内でどのように合意を取ればよいのか」といった疑問に対し、発注者の目線で整理しています。もし、制作の全体像や手順についてまず知りたいという方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

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Webサイト制作における要件定義とは？

「要件定義」という言葉は、Webサイト制作に限った専門用語ではありません。もともとはシステム開発やソフトウェア開発など、プロジェクト型の業務全般で用いられている工程のひとつです。たとえば、業務システムの構築やアプリケーション開発でも、最初に「何を作るのか」「どのような機能が必要なのか」を関係者間で合意する作業として要件定義が行われています。

この記事では、そのなかでもWebサイトの新規制作やリニューアルにフォーカスし、制作を依頼する発注者の目線で、要件定義の基本から進め方までを整理していきます。

要件定義の意味と目的をわかりやすく整理する

Webサイト制作における要件定義とは、制作するサイトの目的、機能、デザインの方向性、スケジュール、体制といった仕様を言語化し、プロジェクトに関わるメンバー間で共有する工程のことです。

発注者の立場で捉えると、要件定義は「自社が何を実現したいのかを、制作会社に正しく伝えるための設計図づくり」に近いといえます。たとえば、「問い合わせを増やしたい」「採用応募の導線を改善したい」「企業ブランドを正しく伝えたい」といったビジネス上のゴールを具体的な要件として言語化し、それをもとに制作会社が技術的な設計へ落とし込んでいくという流れになります。

システム開発の文脈では、機能仕様の策定が要件定義の中心になる傾向がありますが、Webサイト制作の場合はやや事情が異なります。ターゲットの設定、コンテンツの方針、デザインコンセプト、SEOの方向性など、ビジネス寄りの要素が多く含まれる点が特徴です。そのため、発注者側が自社のビジネスや顧客についての情報を提供する役割は大きく、制作会社にすべてを委ねるだけでは十分な要件定義にならないケースもあります。

要件定義の目的を端的にまとめると、以下のようになります。

• プロジェクトのゴールと方向性を関係者間で共有すること
• 制作に必要な機能やコンテンツの範囲を明確にすること
• スケジュールと予算の前提条件を整理すること
• 制作途中での認識のズレや手戻りを防ぐための判断軸を作ること

これらが事前に整理されていると、制作工程がスムーズに進みやすくなり、公開後に「想定していたものと違う」という事態を避ける助けになります。

要件定義はWebサイト制作時、どの段階で行うのか

Webサイト制作は、案件の規模や体制によって工程の呼び方や区切り方が変わりますが、概ね次のような流れで進むことが多いです。

• 企画（目的の明確化・予算確保）
• 要件整理・要件定義（仕様の言語化・関係者間の合意形成）
• 設計（サイト構成・ワイヤーフレーム・デザインカンプの作成）
• 制作・開発（デザイン・コーディング・システム実装）
• テスト（動作確認・表示チェック・修正対応）
• 公開・運用（リリース・保守・改善）

この全体フローのなかで、要件定義は企画の直後に位置する工程です。企画段階で「なぜWebサイトを作るのか（作り直すのか）」という目的が定まったあと、その目的を実現するために「何を・どのように作るか」を具体化するのが要件定義の役割といえます。

ここで注意しておきたいのは、要件定義の段階で方向性が固まると、それ以降の設計や制作は要件定義の内容をもとに進むという点です。つまり、要件定義後に大きな方針変更が入ると、設計の見直しや追加工数が発生しやすく、スケジュール・予算に影響する可能性があります。後戻りしにくい工程だからこそ、この段階で関係者の認識を合わせておくことが大切です。

要件定義書とRFP（提案依頼書）の違い

要件定義について調べていると、「RFP（Request For Proposal：提案依頼書）」という言葉を目にすることがあります。どちらもWebサイト制作のプロジェクトで使われる文書ですが、作成する主体やタイミング、記載する内容の粒度に違いがあります。

RFPは、発注者が制作会社に対して「自社はこのような課題を抱えており、こういったWebサイトを作りたいので、提案と見積もりをいただきたい」という依頼内容をまとめた文書です。制作会社を選定するタイミングで使用されるため、記載内容は比較的「ざっくりとした要望・条件」が中心となります。たとえば、プロジェクトの背景や目的、希望するスケジュール、おおよその予算感、現在のサイトの課題などを記載します。

一方、要件定義書は、制作会社決定後に「発注者と制作会社で内容を詰めていく」段階で作成・確定していく文書です。実務上は、制作会社がたたき台を作り、発注者が確認・追記・承認しながら合意形成していく進め方がよく採られます。RFPよりも粒度が細かく、サイトの機能仕様、ページ構成の詳細、インフラ環境、セキュリティ要件、運用保守の方針など、制作を進めるうえで必要な技術的・具体的な情報が盛り込まれます。

両者の関係を整理すると、以下のように捉えるとわかりやすいでしょう。

• RFP：発注者が作成する。制作会社を選ぶ段階で「何を実現したいか」を伝えるための文書
• 要件定義書：制作会社と協力して作成する。制作に着手する前に「どのように実現するか」を詳細にまとめた文書

発注者として関わるのは、まずRFPの準備です。RFPの段階で自社の課題や要望を整理しておくと、制作会社から精度の高い提案を受けやすくなります。そして、制作会社が決まったあとに、RFPの内容をもとにしながら要件定義書を一緒に仕上げていくという流れが一般的です。

この2つの文書の違いをセットで理解しておくと、見積もり依頼の際に何を準備すればよいかが明確になり、複数の制作会社を比較検討する場面でもスムーズに進めやすくなります。

なぜ要件定義が重要なのか？不十分な場合に起こるリスク

要件定義の概要を理解したところで、次に考えたいのが「なぜ、この工程にしっかり時間をかける意味があるのか」という点です。Webサイト制作の現場では、要件定義を軽視したり、時間が足りず十分に詰められないまま次の工程へ進んでしまったりするケースが見られます。ここでは、要件定義が不十分な場合に発生しやすい代表的なリスクを整理します。

制作途中での手戻り・スケジュール遅延が発生する

要件が曖昧なまま設計やデザインの工程に進むと、制作途中で「やはりこの方向性ではなかった」「この機能も追加したい」といった変更が発生しやすくなります。デザインカンプが完成したあとに大幅な構成変更が入れば、ワイヤーフレームの段階からやり直す必要が出てくる場合もありますし、コーディングが進んでからの仕様変更は、修正にかかる工数がさらに大きくなる傾向があります。

こうした手戻りが重なると、当初予定していた公開日に間に合わなくなるリスクが高まります。とくに、採用活動の開始時期や新サービスのリリースなど、公開日に明確な期限がある場合は、スケジュールの遅延がビジネスに直接影響を及ぼすことも考えられます。

要件定義の段階で「何を作るか」「何を作らないか」の線引きを明確にしておくことが、こうした手戻りの発生を抑えるための基本的な対策になります。

関係者間の認識のズレがプロジェクトを迷走させる

Webサイト制作のプロジェクトには、Web担当者だけでなく、上司、経営層、営業部門、人事部門、場合によっては情報システム部門など、複数の関係者が関わります。それぞれの立場や役割が異なるため、サイトに対して期待することや重視するポイントも異なるのが自然です。

たとえば、営業部門は「問い合わせにつながる導線を強化してほしい」と考え、人事部門は「採用情報をもっと充実させたい」と考え、経営層は「企業のブランドイメージを刷新したい」と考えているかもしれません。これらの期待がプロジェクトの序盤で共有・調整されていないと、デザイン案が上がってきた段階で「こういうイメージではなかった」という意見が複数の方向から出て、何度もやり直しが発生するケースがあります。

とくに中小企業の場合、Web担当者が単独で要件を整理し、上司や経営層への共有が後回しになるパターンが見られます。その結果、制作が進んだあとに決裁者から方向性の修正指示が入り、プロジェクトが振り出しに戻ってしまうこともあります。要件定義の段階で関係者のゴールイメージを合わせておくことが、プロジェクトの迷走を防ぐうえでの大きなポイントです。

予算オーバーや期待した品質に届かない原因になるケースも

要件定義が不十分な場合、制作途中で追加の要件が発生することがあります。「やはりこの機能がないと困る」「このページも追加してほしい」といった要望が後から出てくると、当初の見積もりには含まれていなかった作業が発生し、追加費用が必要になるケースが少なくありません。こうした積み重ねが予算オーバーにつながります。

また、要件定義で必要な機能やコンテンツが十分に洗い出されていなかったために、本来あるべき機能が抜け落ちたまま公開されてしまうケースもあります。たとえば、問い合わせフォームの項目設計が不十分だったり、スマートフォンでの表示確認が要件に含まれていなかったりすると、公開後にユーザーから「使いにくい」という評価を受け、改修が必要になることがあります。

予算内で期待した品質のWebサイトを実現するためには、「何が必要で、何が不要か」を事前に整理し、制作会社と合意しておくことが重要です。要件定義は、コスト管理の観点からも、制作の出発点として機能する工程だといえます。

制作の工程で押さえておきたいチェック項目については、以下の記事で詳しくまとめています。

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要件定義を進める4つのステップ

ここからは、発注者が制作会社と協力しながら要件定義を進めるための実務的なフローを解説します。Webサイトの要件定義は、いきなり要件定義書を書き始めるのではなく、段階的に情報を整理しながら進めていくのが基本です。ここでは、発注者が制作会社と協力しながら要件定義を進めるための4つのステップを、それぞれ「発注者としてやるべきこと」に焦点を当てて解説します。

ステップ1：現状分析と課題の整理

要件定義の出発点は、自社の現状を正しく把握し、Webサイトで解決すべき課題を明確にすることです。

既存サイトがある場合は、アクセス解析ツールを活用してページごとの閲覧数や離脱率、コンバージョン数などの定量データを確認しましょう。加えて、競合サイトとの比較を行うと、自社サイトに不足している要素が見えてきます。

数値だけではわからない課題を把握するためには、社内の関係部署へのヒアリングも欠かせません。たとえば、営業部門からは「問い合わせの質が低い」、採用担当からは「求職者に伝えたい情報が載っていない」、経営層からは「企業イメージと合っていない」といった声が挙がることがあります。こうした定性的な意見も重要な課題材料です。

洗い出した課題は、「UI/UX」「コンテンツ」「SEO」「運用体制」などのカテゴリに分類し、それぞれに優先順位をつけると整理しやすくなります。また、この段階でペルソナ（Webサイトの主要なターゲットとなる具体的な人物像）を設定しておくと、関係者間での認識のブレが減り、以降のステップで方向性が定まりやすくなります。

新規でサイトを立ち上げる場合も考え方は同様です。自社が抱えるビジネス上の課題や、競合サイトの調査を通じて「このサイトにどんな役割を持たせたいのか」を言語化することが、要件定義の土台となります。

なお、既存サイトのリニューアルを検討している場合は、要件定義だけでなくプロジェクト全体の進め方をあらかじめ把握しておくとスムーズです。以下の記事ではリニューアルの手順を体系的にまとめていますので、あわせてご確認ください。

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ステップ2：仮説の立案と方向性の決定

課題が整理できたら、次は「その課題をどのように解決するか」の仮説を立て、サイト制作の方向性を固めていきます。

たとえば、「Webサイトからの問い合わせが少ない」という課題がある場合、原因として「サービス紹介ページからお問い合わせフォームへの導線がわかりにくい」「そもそもサービスの魅力が十分に伝わっていない」といった仮説が考えられます。前者であればCTAボタンの配置やデザインを見直す方向に、後者であれば導入事例やお客様の声といったコンテンツを充実させる方向に、それぞれ施策の方針が見えてきます。

このように、課題と仮説をセットで考えることで、「なぜこの機能が必要なのか」「なぜこのページを作るのか」という根拠が明確になります。根拠があることで、次のステップである社内の合意形成もスムーズに進みやすくなります。

方向性がある程度固まったら、それを実現するために必要なコンテンツや機能、想定される予算感やスケジュールもあわせてリストアップしておきましょう。

ステップ3：社内の合意形成

サイト制作の方向性が見えてきたら、関係部署や上層部との合意形成を行います。このステップは、制作をスムーズに進めるうえで非常に重要な工程です。

具体的には、ステップ1・2で整理した「現状の課題」「解決の方向性」「想定スケジュール・予算」などを資料としてまとめ、営業・人事・情報システム・経営層といった関係者とすり合わせを行います。最終的には、決裁権を持つ上層部からの承認を得ることが必要です。

合意形成を後回しにすると、制作がかなり進んだ段階で「上層部の意向と違う」「他部署から反対意見が出た」といった理由でプロジェクトが差し戻される事態が起こり得ます。こうした手戻りは、スケジュールの大幅な遅延やチームの士気低下にもつながります。

すべての部署の意見を100%反映するのは現実的ではありませんが、各部署に「自分たちの意見を聞いてもらえている」と感じてもらうだけでも、プロジェクトに対する協力姿勢は変わってきます。Web担当者が日頃から関係部署とコミュニケーションを取り、要件定義の段階で丁寧にすり合わせを行うことが、結果的にプロジェクト全体の推進力を高めます。

ステップ4：要件定義書の作成

ステップ1から3で固まった内容を文書としてまとめ、制作会社と共有する工程です。要件定義書は、制作途中で方向性に迷ったときの「判断軸」になる文書です。後工程で意思決定に困らない粒度を意識しつつ、優先度の高い項目から具体化していくのが現実的です。

外注の場合、発注者が作成したRFPやヒアリング内容をもとに制作会社がたたき台を作成し、発注者が確認・追記しながら要件定義書を確定させていくケースが多いです。発注者は内容を確認し、自社のビジネスや顧客理解の観点から過不足がないかをチェックし、承認する立場になります。

要件定義書に記載する具体的な項目については、次の章で詳しく解説します。

要件定義書に盛り込むべき主な項目

ここからは、要件定義書に記載される代表的な項目を解説します。発注者がすべてを自分で記述する必要はありませんが、制作会社から提出された要件定義書を読み解き、「自社の意図が正しく反映されているか」を確認できるようにしておくことが大切です。

背景・目的

なぜWebサイトを新規に制作するのか、あるいはなぜリニューアルするのかという背景と、サイトを通じて達成したいゴールを明文化する項目です。

背景には、「現在のサイトがスマートフォンに対応しておらず離脱率が高い」「事業内容の変化にサイトの情報が追いついていない」「競合他社と比較してWebからの問い合わせが少ない」など、制作・リニューアルに至った経緯を具体的に記載します。

目的には、「問い合わせ件数を現状の1.5倍に増やす」「採用エントリー数を年間で20%向上させる」といった、できるだけ定量的なゴールを設定すると、公開後の効果測定がしやすくなります。この目的にあわせて、KGI（重要目標達成指標）とKPI（重要業績評価指標）を設定しておくと、制作工程でデザインや機能の優先順位を判断するときの基準にもなります。

ターゲット・ペルソナ・コンセプト

誰に向けたサイトなのか、どのような人物像を想定するのかを具体化する項目です。

ペルソナの設定は、デザインやコンテンツの方向性を決めるうえでの土台になります。たとえば、ターゲットが「ITに詳しくない中小企業の経営者」なのか「情報収集に慣れた20代のWeb担当者」なのかによって、サイトの情報設計や文体、ビジュアルの方向性は変わってきます。

あわせて、デザインのイメージやトーンアンドマナー（色調、フォントの雰囲気、写真のテイストなど）もこの段階で方向性を定めておくと、制作フェーズでの認識のズレを減らしやすくなります。参考にしたいサイトのURLや、「こういう雰囲気は避けたい」という情報も共有しておくと、制作会社がデザインの方向性を絞り込みやすくなるでしょう。

コンセプトは、サイト全体を貫く基本的な考え方やメッセージを一言で表現したものです。「信頼感と実績を伝えるコーポレートサイト」「採用候補者に働くイメージを具体的に届けるサイト」といった形で設定しておくと、制作の各工程で判断に迷ったときの指針として機能します。

サイトマップ・ページ構成

必要なページの一覧とその階層構造（ディレクトリ構成）を整理する項目です。トップページ、会社概要、サービス紹介、事例・実績、お知らせ、採用情報、問い合わせページなど、サイトに必要なページを洗い出し、親子関係を整理してサイトマップとしてまとめます。

リニューアルの場合は、既存ページのうち「残すページ」「統合するページ」「削除するページ」「新規に作成するページ」を分類する作業が加わります。あわせて、旧URLから新URLへのリダイレクト設計も検討しておくと、URL変更に伴う影響を抑えやすくなり、SEOの観点でもリスク低減につながります（ただし順位や評価の変動がゼロになるとは限りません）。

コーポレートサイトの基本的な構成要素について詳しく知りたい場合は、以下の記事で解説しています。

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会社案内と何が違う？コーポレートサイトに必要な項目や構成要素を解説

機能要件と非機能要件

Webサイトに実装する機能と、サイトの安定運用を支える技術的な条件を整理する項目です。「機能要件」と「非機能要件」の2つに分けて記載するのが一般的です。

機能要件の例

機能要件とは、Webサイトに実装する具体的な機能のことです。代表的なものとしては、以下のような項目が挙げられます。

• お問い合わせフォーム（入力項目の設計、自動返信メールの設定など）
• CMS（コンテンツ管理システム）の導入（WordPress、その他のCMSの選定）
• サイト内検索機能
• アクセス解析タグの設置（Google Analytics、Google Tag Managerなど）
• SNS連携（シェアボタン、SNSフィードの埋め込みなど）
• 採用エントリーフォーム
• ブログ・コラムの投稿機能

どの機能が必要かは、サイトの目的やターゲットによって異なります。すべてを発注者側で判断する必要はなく、「自社にとってどのような機能が必要か」という要望を整理したうえで、技術的な実現方法や最適な選択肢については制作会社に相談するという進め方が現実的です。

非機能要件の例

非機能要件とは、サイトの機能そのものではなく、サイトが安定して動作するための条件や品質基準のことです。ユーザーの目には直接見えにくい部分ですが、サイトの信頼性や使いやすさに関わる要素です。

• 可用性（サーバーの稼働率、障害時の対応方針など）
• 性能・拡張性（ページの表示速度、アクセス集中時の耐性など）
• 運用保守性（更新のしやすさ、管理画面の操作性など）
• セキュリティ（SSL対応、個人情報の取り扱い、不正アクセス対策など）
• 対応ブラウザ・OS（主要ブラウザやスマートフォンでの表示対応範囲）

非機能要件は技術的な内容が多いため、発注者が詳細を定める必要はありませんが、「どのような条件を満たすべきか」という方針レベルでの認識合わせは行っておくとよいでしょう。

スケジュール・予算・プロジェクト体制

公開日から逆算したスケジュール、各フェーズのマイルストーン（中間の確認ポイント）、予算の内訳を記載する項目です。

スケジュールについては、「要件定義の完了時期」「デザイン確定の期限」「コーディング完了の予定日」「テスト期間」「公開予定日」といった主要な工程ごとの期限を設定します。とくに社内で公開日の期限が決まっている場合は、そこから逆算して各工程にどれだけの期間を割り当てられるかを明確にしておくことが大切です。

予算については、ディレクション費、デザイン費、コーディング費、システム開発費、テスト費用、公開後の保守費用など、内訳レベルで整理しておくと、制作会社との間で「何にいくらかかっているのか」が明確になり、追加費用が発生した場合の判断もしやすくなります。

プロジェクト体制の面では、発注者側と制作会社側それぞれの担当者、役割分担、連絡窓口を明記しておくと、コミュニケーションがスムーズになります。とくに、発注者側で「最終的な承認を出すのは誰か」「制作会社との日常的なやり取りの窓口は誰か」を決めておくと、確認や承認のプロセスで滞りが起きにくくなります。

インフラ・セキュリティ・運用保守

サーバー、ドメイン、SSL証明書などのインフラ環境、セキュリティ対策の方針、公開後の運用保守体制をまとめる項目です。

インフラ面では、サーバーの種類（共用サーバー、専用サーバー、クラウドサーバーなど）やドメインの取得・管理を発注者側と制作会社側のどちらが行うかを明確にしておくと、公開時や公開後の管理で抜け漏れを防ぎやすくなります。

セキュリティ面では、SSL証明書の導入はもちろん、CMSのアップデート方針、管理画面へのログイン制限、バックアップの頻度と保管方法などを定めておくことが望ましいといえます。とくに、問い合わせフォームなどで個人情報を取り扱う場合は、プライバシーポリシーの整備や個人情報保護の方針もあわせて確認しておく必要があります。

運用保守については、「公開後のコンテンツ更新は誰が行うのか」「CMSの操作マニュアルは提供されるのか」「サーバーやシステムの保守契約の範囲はどこまでか」「障害が発生した場合の対応フローはどうなるか」といった点を要件定義の段階で整理しておくと、公開後に「更新できない」「トラブル時の連絡先がわからない」といった事態を防ぎやすくなります。

要件定義を進める際の注意点

ここまで、要件定義の基本的な進め方と記載項目を解説してきました。この章では視点を変え、「こうなると失敗しやすい」という注意点を整理します。要件定義は丁寧に進めるほど精度が上がる工程ですが、進め方を誤ると時間をかけたわりに成果が出ない、あるいはプロジェクト全体に悪影響を及ぼすケースもあります。よくある落とし穴を事前に把握しておくことで、回避策を講じやすくなるでしょう。

目的が曖昧なまま項目の記入を始めてしまう

要件定義書のテンプレートやほかの企業の事例を参考にすること自体は有効な方法です。しかし、「サイトで何を達成したいのか」が明確になっていない段階で項目を埋め始めると、記載内容に一貫性がなくなりやすい傾向があります。

たとえば、目的が定まらないまま機能要件の欄に「チャットボットを導入したい」「動画コンテンツを充実させたい」「多言語対応もしておきたい」と書き連ねてしまうと、それぞれの施策がどのビジネス課題を解決するためのものなのかが見えなくなります。その結果、制作会社としても優先順位の判断が難しくなり、見積もりの精度にも影響が出る可能性があります。

こうした事態を防ぐためには、テンプレートの項目を埋める前に、まず「目的」「ターゲット」「優先順位」の3つだけでも言語化しておくことが有効です。この3点が明確であれば、ほかの項目を検討する際にも「この機能は目的の達成に寄与するか」という基準で判断しやすくなります。

社内ヒアリングが特定の部署・担当者に偏る

Web担当者が単独で要件を整理した場合、どうしても自分の業務範囲や関心のある領域に偏りやすくなります。たとえば、マーケティング担当者が中心になると集客やSEOの観点は充実する一方で、営業現場が日常的に感じている「顧客から聞かれるがサイトに載っていない情報」や、採用担当者が抱えている「求職者に届けたいコンテンツの不足」といった課題が抜け落ちることがあります。

一方で、すべての部署の意見をそのまま要件に盛り込もうとすると、要件が膨張し、予算やスケジュールに収まらなくなるリスクもあります。「営業部門はこの機能がほしい」「人事部門はこのページを追加してほしい」「経営層はブランドイメージを一新したい」と、それぞれの要望をすべて受け入れていると、サイト全体の方向性がぼやけてしまいます。

ここで大切なのは、「意見は広く集め、判断は目的に沿って絞る」というバランスです。ヒアリングの段階ではできるだけ多くの部署から声を集めつつ、最終的には「サイトの目的に照らして優先度が高いものはどれか」という基準で取捨選択を行います。採用されなかった要望についても、「今回は見送るが、公開後の改善フェーズで検討する」といった形で説明しておくと、関係者の理解を得やすくなるでしょう。

要件を確定させるタイミングを逃す

検討を重ねるほど良い要件定義ができるとは限りません。議論が長引くことでプロジェクト全体のスケジュールが圧迫され、結果的に設計やデザインの工程にしわ寄せがいくケースは珍しくありません。

要件定義の段階で完璧を目指そうとすると、「もう少し調査してから決めたい」「ほかの部署にも確認を取ってから」といった形で判断が先送りされがちです。しかし、公開日が決まっているプロジェクトでは、要件定義に使える時間にも限りがあります。

現実的な進め方としては、「いつまでに何を決める」という期限をあらかじめ設定し、決まった内容から順に確定させていく方法が挙げられます。すべてを一度に確定させようとするのではなく、優先度の高い項目から段階的に固めていくことで、スケジュールの遅延リスクを軽減しやすくなります。

あわせて、要件が確定したあとに変更が発生した場合の対応ルール（変更管理のルール）も、事前に制作会社と合意しておくとトラブルを防ぎやすくなります。たとえば、「要件確定後の変更は書面で依頼する」「変更内容によっては追加費用やスケジュールの見直しが発生する場合がある」といった取り決めをプロジェクトの開始時点で共有しておくと、双方にとって判断がしやすくなります。

制作会社への「丸投げ」と「過干渉」のどちらにも注意する

制作会社との関わり方には、2つの極端なパターンが見られることがあります。ひとつは「全部お任せします」という丸投げ、もうひとつは技術的な領域まで細かく指示しようとする過干渉です。どちらもプロジェクトの品質に影響を及ぼしやすい傾向があります。

丸投げの場合、制作会社は発注者のビジネスモデルや顧客像について十分な情報を持たないまま要件を定めることになります。その結果、一般的には整った内容であっても、自社のビジネスの実態には合わない要件定義になってしまう可能性があります。とくに、ターゲットの設定やコンテンツの方向性は、自社の営業現場や顧客対応の知見がなければ精度を高めにくい部分です。

一方、過干渉の場合は、制作会社の専門性を活かしにくくなるリスクがあります。たとえば、サーバーの構成やCMSのカスタマイズ方法について発注者が細部まで指定しようとすると、制作会社が最適と考える技術的な選択肢を提案しづらくなり、結果として品質や効率に影響が出る場合もあります。

この点で意識しておきたいのは、発注者と制作会社の役割分担です。発注者は「ビジネス要件（何を・誰に・なぜ）」に責任を持ち、制作会社は「技術要件（どうやって実現するか）」に責任を持つ、という分担を基本とすると、お互いの専門領域を活かしたプロジェクト運営がしやすくなります。

発注者として押さえておきたい要件定義のポイント

この章では、発注者の実務での立ち回りに焦点を当て、プロジェクトを前に進めるための具体的なアドバイスを整理します。要件定義の工程では、Web担当者が社内調整と制作会社とのやり取りの両方を担うケースが多く、板挟みになりやすい立場でもあります。事前に押さえておきたいポイントを把握しておくと、進行の見通しが立てやすくなるでしょう。

社内の意見を集約し、決裁者への説明材料を準備する

Web担当者のレベルで方向性が固まっていても、上司や経営層から「なぜこの方向性なのか」「費用対効果はどうなのか」と聞かれた際に根拠を示せないと、プロジェクトが停滞するリスクがあります。決裁者は、感覚的な説明よりも、客観的なデータや論理的な根拠にもとづいた説明を求める傾向があります。

そのため、要件定義の段階で以下のような材料を整理しておくと、社内説明がスムーズに進みやすくなります。

• 現状のアクセスデータ（流入数、離脱率、コンバージョン率など）
• 社内ヒアリングで集まった課題の一覧と優先順位
• 競合サイトとの比較（機能、コンテンツ、デザインの観点）
• 制作会社から受け取った提案書や概算見積もり
• 期待される効果の仮説（問い合わせ数の改善見込みなど）

これらの情報を資料としてまとめておくと、決裁者だけでなく、ほかの関係部署への説明にも活用できます。

制作会社とのコミュニケーション設計を最初に決める

プロジェクトが始まってから「連絡手段が定まっていない」「誰がフィードバックを集約するのかが不明確」という状態になると、やり取りのたびに混乱が生じやすくなります。要件定義の段階で、制作会社との間で以下のようなコミュニケーションのルールを合意しておくと、進行がスムーズになります。

• 定例ミーティングの頻度と実施方法（対面、オンラインなど）
• 使用するコミュニケーションツール（メール、チャットツール、プロジェクト管理ツールなど）
• 議事録の作成と共有の方法
• フィードバックの集約ルール（社内の意見を誰がとりまとめて制作会社に伝えるか）
• 確認・承認のフロー（誰がどの段階で承認を出すか）

とくに、社内から集まった意見やフィードバックを一本化せずに複数の窓口から制作会社へ伝えてしまうと、制作会社側で情報の優先順位や整合性を判断しにくくなります。窓口を明確にしておくことは、認識のズレを防ぐうえでも重要なポイントです。

要件定義の段階でこうしたルールを整えておくことが、後工程でのトラブル防止にも直結します。

公開後の運用まで見据えて要件を考える

要件定義は「Webサイトを作るため」の設計図であると同時に、「公開後に運用するため」の設計図でもあります。制作の段階では完成品のイメージに意識が向きやすいですが、公開後にどのようにサイトを更新・改善していくかという視点を要件定義の時点で持っておくと、長期的な運用の負担を軽減しやすくなります。

たとえば、以下のような点を要件定義の段階で検討しておくとよいでしょう。

• CMSの選定（更新頻度が高いページはどこか、誰が更新を担当するのか）
• 公開後のコンテンツ追加計画（コラム記事、事例ページ、採用情報の更新など）
• 保守契約の範囲（セキュリティアップデート、サーバー監視、障害時の対応など）
• アクセス解析の運用方針（定期的なレポート作成、改善施策の検討頻度など）

公開後に「CMSの操作が難しくて更新が滞る」「保守契約に含まれていない作業を依頼したら追加費用がかかった」といった事態は、要件定義の段階での検討不足に起因することが多い傾向にあります。制作と運用をひとつながりの流れとして捉え、要件に反映しておくことが、公開後の「こんなはずではなかった」を減らすための有効な対策になります。

要件定義に役立つフレームワーク

要件定義では、「そもそも何を決めればいいのかわからない」と感じるケースがあります。特に初めてWeb制作を担当する場合、検討すべき項目の全体像が見えづらく、制作会社とのヒアリングでもうまく要望を伝えきれないことがあります。

そのようなときに活用したいのが、5W1Hのフレームワークです。要件定義に特化した手法ではありませんが、汎用的だからこそ「考えるべきことを抜け漏れなく整理しやすくする」ための整理ツールとして有効です。

5W1Hで要件を整理する

5W1Hとは、Why（なぜ）・What（何を）・Who（誰が）・When（いつ）・Where（どこで）・How（どのように）の6つの問いで物事を整理するフレームワークです。要件定義の文脈では、それぞれ以下のように読み替えることができます。

Why（なぜ）── 背景と目的 

サイトを新しく作る、あるいはリニューアルする理由は何か。「問い合わせを増やしたい」「採用応募を強化したい」「ブランドイメージを刷新したい」など、プロジェクトの出発点となるビジネス上の課題や目標を言語化します。ここが曖昧なまま進むと、後工程で判断基準がぶれる原因になります。

What（何を）── 機能・コンテンツ・デザインの方向性 

目的を達成するために、サイトにどんなページや機能が必要かを洗い出します。たとえば、お問い合わせフォーム、事例紹介ページ、採用エントリー機能、ブログ更新機能などが挙げられます。あわせて、デザインのトーンや参考にしたいサイトのイメージがあれば、この段階で共有しておくと制作会社との認識合わせがスムーズになります。

Who（誰が）── ターゲットユーザーとプロジェクト体制 

サイトを「誰に見てほしいのか」というターゲットユーザーの定義と、「誰がプロジェクトを推進するのか」という社内体制の両方を指します。ターゲットが明確であればコンテンツの優先順位が決めやすくなり、体制が明確であれば意思決定のスピードが上がります。

When（いつ）── スケジュールと公開時期 

公開希望日から逆算して、要件定義・設計・制作・テストの各工程にどれくらいの期間が必要かを把握します。展示会やIR発表など、公開時期に動かせない期限がある場合は、早い段階で制作会社に共有しておくことが重要です。

Where（どこで）── 対象市場と利用環境

Whereは「どの市場・どの利用シーンで使われるサイトか」という前提条件を整理する観点です。サイトのターゲットが国内向けか海外向けか、閲覧環境はPCが中心かスマートフォンが中心かといった前提条件を整理します。BtoB企業のコーポレートサイトであっても、スマートフォン閲覧が一定割合を占めるケースは多いため、レスポンシブ対応の優先度などをここで確認しておくとよいでしょう。

How（どのように）── 技術要件・運用体制・予算

CMSの有無、サーバー環境、セキュリティ要件、公開後の運用体制（社内更新か外注か）、そして予算の目安を整理します。技術的な判断は制作会社に任せる部分も多いですが、「自分たちでお知らせを更新したい」「月額の運用費はこの範囲に収めたい」といった希望は発注者側から伝える必要があります。

＊＊＊

まずはこの6つの問いに対して、現時点でわかっていることを書き出してみてください。すべてを埋める必要はありません。「まだ決まっていない」という項目があること自体が、制作会社とのヒアリングで優先的に議論すべきポイントの発見につながります。

なお、要件定義書のテンプレートはWeb上にも多数公開されています。テンプレートをたたき台にしつつ、ここで整理した自社の目的やプロジェクト規模に合わせて項目を取捨選択・カスタマイズすると、実用的な要件定義書に仕上げやすくなります。

発注前に整理しておきたい項目については、以下の記事でチェックリスト形式でもまとめていますので、あわせてご確認ください。

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【Webサイト制作チェックリスト】ここだけは押さえたい項目を解説

まとめ｜要件定義は「制作の成功率を上げる投資」

この記事では、Webサイト制作における要件定義の基本的な考え方から、発注者として押さえておきたい進め方、注意点、活用できるフレームワークまでを解説しました。ポイントを振り返ると、以下の通りです。要件定義はシステム開発全般で用いられる工程ですが、Webサイト制作においては、機能仕様だけでなく、目的、ターゲット、コンテンツの方向性といったビジネス要件の言語化がとくに重要になります。

発注者としてやるべきことは、「自社のビジネス課題を整理し、制作会社と認識を合わせること」です。要件定義書のすべてを自分で書く必要はなく、制作会社と協力しながら内容を詰めていくという進め方が一般的です。

社内の合意形成を早い段階で行うことは、プロジェクトの手戻り防止と品質の向上に直結します。決裁者や関係部署への共有が遅れると、制作が進んだあとに方向性の修正を求められ、時間と費用の両面で影響が出る場合があります。

要件定義を進める際には、「目的の曖昧さ」「ヒアリングの偏り」「確定タイミングの先送り」「丸投げや過干渉」の4つに注意が必要です。これらはいずれも、プロジェクトの進行を停滞させたり、完成品の品質に影響を及ぼしたりする要因になりやすい傾向があります。

要件定義から制作・公開まで一貫して相談できるパートナーを選ぶ

要件定義は制作の入り口にすぎず、そのあとの設計、デザイン、コーディング、テスト、公開、運用保守まで、一連の流れとしてつながっています。要件定義の段階で整理した内容が、後工程にそのまま引き継がれていくからこそ、制作プロジェクトの全体を見通せるパートナーと組むことが、プロジェクトの安定した進行と成果につながりやすいといえます。

株式会社WWGは、中小企業のコーポレートサイトや採用サイトの制作実績が豊富にあり、BtoBの事業構造やターゲットの特性を踏まえた要件定義から、公開後の運用改善まで一貫して支援しています。「要件定義の段階で何から始めればよいかわからない」という場合でも、現状の整理からご一緒できますので、ぜひ気軽にご相談ください。