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【テレワーク】作業効率が上がらない時はこれを実践しよう！
＜こちらの「記事」は、下記のような疑問のお役立ち情報としてご参照ください＞
・テレワークにしたら作業効率落ちた…
・効率アップした人の理由はなんだろう
コロナの影響でテレワークを始めた会社も多いと思いますが、1年以上経過した現在、状況はいかがでしょうか。
仕事の効率は上がりましたか？出社したほうがやりやすいですか？
最初のころは自宅などの会社以外で仕事することが新鮮だったかもしれません。
「打合せ中に子供が入ってきてしまった」「猫が映ってしまった」といった、なんともほほえましいニュースも話題になりましたね。
というわけで、今回はテレワークに関するお話です。特に効率化について。
作業効率は上がった？下がった？といったテーマでお話していきます。
目次
- テレワークが広まった背景
- 効率がアップする理由とは
①時間の有効活用
②ストレスフリー
③デジタルツールの活用 - 効率がダウンする理由とは
①指示待ちの人
②インフラが未整備
③家庭環境がテレワーク向きではない - まとめ
１．テレワークが広まった背景
テレワークとは、リモートワークとも呼ばれ、時間や場所をとらわれない働き方です。作業効率アップや経費の削減を目的として以前から取り入れている会社はありました。
現在かなりの数の企業が取り入れていますが、そのきっかけはなんといっても新型コロナウィルスの影響でしょう。
感染リスクを抑えるための外出自粛要請など、行政からもテレワークを推進する働きかけがありました。
そんな経緯から今までとは違った働き方をすることになったわけですが、作業効率にはどんな違いが出たのでしょうか。
２．効率がアップする理由とは
テレワークのメリットを活かせているか？ テレワークそのものに向いているか？といった点が見るべきポイントになってきます。
①時間の有効活用
通勤時間を無くせる点や取引先への直行直帰がやりやすい点がテレワークのメリットと言えます。オフィスへ戻る時間を考慮しなくていいため、スケジュールにも余裕ができます。
営業活動がひと段落したら近くのカフェやレンタルオフィスなどを活用して、その場で報告書や日報の作成ができます。会社に戻ってからまとめて作成するよりも効率的と言えるのではないでしょうか。
今まで移動に使っていた時間を自由に使えるので、時間の使い方が上手な人は効率が上がる傾向にあります。
②ストレスフリー
毎朝の満員電車にストレスを感じる方も多いと思いますが、テレワークであればそんなストレスからは解放され、朝から疲労を覚えることもなくなります。
そして自宅で仕事をする場合、周りには職場の上司や後輩がいない状況です。周りに人がいるとどうしてもコミュニケーションをとる必要があり、そのたびに作業を中断しなければならなくなります。
エアコンの設定温度や室内の明るさの調整、他にも好きな音楽をかけるなど、自分の好みに合わせた環境が作れるので、ストレスも軽減され集中力も上がりやすいのではないでしょうか。
③デジタルツールの活用
テレワークを行うにあたってあると便利なのが、チャットをはじめとしたコミュニケーションツールやタスク管理などのアプリケーションです。
テレワークによって一人で作業をしているとはいえ、仕事である以上チームで動くことも多いはず。さらにマルチタスクで複数の作業をこなさなければいけないこともあると思います。
ChatWork(チャットワーク)やNotion(ノーション)などのツールを活用して、円滑なコミュニケーションやスムーズな業務遂行ができるかどうかも大切なポイントです。
ChatWork…無料で利用可能なチャットツール。数多くの企業が導入。
Notion…メモからスケジュール管理・タスク管理まで可能なツール。情報の共有も可能。
ChatWorkやNotionに関する記事はこちら
テレワーク導入の味方！必見のチャットツールを紹介
【もうメモに困らない！】Notion（ノーション）とは？その概要と機能
無料で使えるおすすめは？｜メモアプリの比較
３．効率がダウンする理由とは
テレワークを導入して効率が落ちてしまうケースを紹介します。
①指示待ちの人
言われたことはこなせるけど、タスクや進捗管理が苦手で指示がないと自分から何をしたらいいか判断しづらい人がこれに当たります。
職場であれば周りに人がいてサポートしてもらえますが、テレワークだと一人になってしまいます。
出社しているときのような細かなケアは難しいとしても、コミュニケーションツールを活用し、サポートしてあげる必要があります。
②インフラが未整備
テレワークを行う環境が整っていない場合も効率は落ちてしまいます。ネットの通信が遅い、セキュリティが脆弱、ペーパーレス化が進んでいないなど、本来導入前に解決しておく問題です。
環境やシステムの整備、さらには電子印鑑の導入も検討しインフラを整えることが大切です。
③家庭環境がテレワーク向きではない
子供やペットがいる、個室がない、家族がテレワークに対して理解がないなど、家では都合が悪いケースもあります。
会社と自宅以外で仕事がしやすい環境、例えばサテライトオフィスなどの導入を検討してみてください。
サテライトオフィス…本社などから離れた位置に用意する小規模のオフィス。
４．まとめ
もともと経費削減や作業効率アップなどを目的としてテレワークを導入している企業はありましたが、新型コロナウィルスのあおりを受けて多くの企業が取り入れるようになりました。
テレワークを導入した結果、作業効率がアップしたケースや反対に効率が落ちてしまったケースもあると思います。
それぞれ考えられる要因としては以下のようなものが挙げられます。
作業効率アップの場合
①時間を有効に活用できている
②ストレスなく仕事ができる
③デジタルツールをうまく使えている
作業効率ダウンの場合
①進捗管理が苦手で指示を待ってしまう
②テレワークをするための環境が整っていない
③自宅がテレワークに適していない
テレワークは通勤時間が無くなったり、子育てをしながら働きやすかったりと、ライフスタイルに合わせて柔軟な働き方ができる仕組みです。
しかし万能ではなく、人や業種によっては向き不向きも出てきてしまいます。2021年10月現在は緊急事態宣言も解除され、コロナ感染者も減少の傾向にありコロナ禍も収束に向かっているように感じます。
コロナが収束した場合、テレワークをやめてもともとの勤務形態に戻すのか、あるいはテレワークを続けるのか、企業によって判断は分かれるところだと思います。
「単純にコロナが終わったから戻す」のではなく、作業効率と経費などの費用対効果も加味して判断することが望ましいといえそうです。
ライター：彦坂
愛知 県内から 名古屋 を中心にホームページ制作を行っている会社
株式会社WWG（ダブルダブルジー）
愛知県名古屋市中村区名駅5-16-17 花車ビル南館5F
TEL： 052-890-7007（2021-12/16～変更）
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