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10分でわかる！オンライン打ち合わせのメリット・デメリット
新型コロナウィルスの影響もあり、オンラインで打ち合わせをしたいという需要がここ数か月増えてきているようです。
今回はそんな状況を受け、オンラインで打ち合わせをする際のメリット・デメリットをご紹介したいと思います。
目次
- オンライン打ち合わせとは
-
オンライン打ち合わせのメリット
①日程の調整がしやすい
②対面と同じように顔を見ながら話ができる
③資料を見せながら話を進められる
④最小限の準備で始めることができる -
オンライン打ち合わせのデメリット
①通信状況に影響を受けやすい
②表情や雰囲気を読み取りづらい
③周りの環境に注意する必要がある -
まとめ
1.オンライン打ち合わせとは
オンライン打ち合わせとは、普段の打ち合わせをオンラインでお互いの顔を画面に映しながら進める打ち合わせ方法です。
メールや電話に比べ、感情が伝わりやすくスムーズな意思疎通ができるのが特徴です。次の章では、もう少し詳しくオンライン打ち合わせにはどんなメリットがあるのかご紹介したいと思います。
2.オンライン打ち合わせのメリット
①日程の調整がしやすい
オンライン打ち合わせでは、訪問する日にち、商談場所の調整が不要なため、問合せをした当日や翌日など、予定に合わせたスピーディーな日程調整ができるのが大きな特徴です。
②対面と同じように顔を見ながら話ができる
オンライン打ち合わせでは、ZOOM(ズーム）などのWeb会議ツールを利用し互いに顔を見ながら話ができるので、対面と大きな差はなく非常に安心感があると言えます。
また複数人で打ち合わせを行う場合でも、それぞれの画面を分割して表示することができるため、打ち合わせに参加している全員の話している様子を確認することもでき、その点では対面での打ち合わせよりも、オンライン打ち合わせの方が参加者全員の様子を見ながら話を進められるため優れているとも考えられそうです。
③資料を見せながら話を進められる
対面での打ち合わせと同じように、Web会議ツールの画面共有機能を使い手元の資料を見せながら打ち合わせを進めることもできるため、対面での打ち合わせとほぼ同じようにスムーズに参考資料のやりとりができるのも大きなメリットだと言えます。
上記のような理由から、オンライン打ち合わせは対面ではないにも関わらずメールや電話よりもスピーディーにやり取りを進めることができる手段だと言えそうです。
④最小限の準備で始めることができる
オンライン打ち合わせで、準備するものはWebカメラとマイクが内蔵されたパソコン（ノートパソコンにはほとんどマイクが内蔵されいるので大丈夫です）またはタブレット端末です。
また、デスクトップパソコンなどカメラやマイクが内蔵されていないものについては、別途Webカメラ、マイク単体を購入し接続すれば大丈夫です。
※スマートフォンでも打ち合せはできますが、画面を共有したり、資料を見せる際に画面が小さくなってしまうため、パソコンまたはタブレットを準備する方がよいと言えそうです。
また、オンライン打ち合わせで使用するツールは、ZOOM（ズーム）など無料で使えるものがほとんどです。設定もそれほど難しくありません。
ZOOM（ズーム）のインストール方法、基本的な使い方につていはこちらの記事もあわせてご参照ください。
3.オンライン打ち合わせのデメリット
①通信状況に影響を受けやすい
ZOOM（ズーム） などのWeb会議ツールはインターネット回線の混雑状況に左右されるため、混雑が非常に大きいときは打ち合わせの画面が一瞬フリーズしたり、音声が途切れる可能性も考えられます。
しかし、 モバイルルーターなどを使用されている方を除き、固定回線で通信をされている方については、回線の混雑によるオンライン打ち合わせへの大きな影響はほとんどないと言えそうです。
②表情や雰囲気を読み取りづらい
対面で行われる打ち合わせに比べて、オンラインの打ち合わせでは互いの表情や態度から雰囲気を読み取るのが少し難しくなると考えられそうです。
しかし、ZOOM（ズーム）を始めとするさまざまなWeb会議ツールが そういったコミュニケーションの取り辛さを補うように、チャットや画面共有などのさまざまな機能を備えています。
それらを活用をすることで、対面でのコミュニケーションに近いオンライン打ち合わせを行うことができそうです。
③周りの環境に注意する必要がある
場所にとらわれることなく行えるというメリットがオンライン打ち合わせにはありますが、大切な打ち合わせを行う場所がもしオフィス内だった場合、マイクがまわりの同僚が動き回っている音、電話で話している声などを拾ってしまい、それが打ち合わせ相手に伝わってしまうことも懸念されます
環境音を遮断できる会議室など、打ち合わせを行う側があらかじめ静かな場所を確保しておく必要があると言えそうです。
4.まとめ
ここまで、オンライン打ち合わせのメリットとデメリットついて詳しく調べてきました。
まとめると、オンライン打ち合わせは対面での打ち合わせと比べて多少のデメリットはあるものの、メリットが非常に大きく、事前にしっかりと準備をしておけば十分対面での打ち合わせ、またはそれ以上の効果を発揮できると言えそうです。
今回の記事がこれからオンライン打ち合わせを検討されている方の参考になれば幸いです。
ライター：井上
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ＷＷＧ では今回ご紹介した「オンライン打ち合わせ」を始め、さまざまなWeb活用に力を入れています。
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コチラのページも参照ください https://wwg.co.jp/online-meeting/
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