ビジネスメール作成のポイントと注意したい敬語

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公開日:2021.6.11

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普段ビジネスメールを作成する際に「これって正しい書き方なのかな‥？」と疑問に思うことはありませんか？

今回はビジネスメール作成のポイントと、間違えやすい敬語をまとめてみました。是非参考にしてください。

※2021年6月11日現在の情報です

ビジネスメール作成のポイント
注意したい敬語の間違い
まとめ

1.ビジネスメール作成のポイント

ビジネスメールは「宛名」→「挨拶・名乗り」→「本文」→「結び」→「署名」のような構成にするのがルールとなっています。

①件名

件名はひと目でメールの内容がわかるようにするのがポイントです。【】で会社名や案件名を囲うと、より内容を把握しやすい件名にすることができます。

OK例：

・4/20の打ち合わせについて
・【〇〇社】資料送付の依頼

NG例：

・先週はありがとうございました
　→メールの内容が件名だけでわからないため

②宛名

下記のように宛名を記載します。

＜個人宛の場合＞

会社名→部署名→役職→氏名の順番にします。

相手の名前が不明な場合には「ご担当者様」と記載するのが一般的です。また役職に「様」はつけません、「部長様」のような表記は誤りです。

また、前株・後株の記載も間違えないように気を付けましょう。

＜団体宛ての場合＞

団体の中で誰がメールを開いてもよい場合は「御中」を使用します。敬語が重複するため「〇〇様　御中」のような表記は誤りとなります。

大勢にまとめて送信する場合には「各位」を使用します。

③挨拶・名乗り

「お世話になっております、〇〇〇株式会社の田中です。」のように挨拶の後に所属・氏名を記入します。

④結び

本文の後に「よろしくお願いいたします」「何卒よろしくお願い申し上げます」のような結びの言葉を入れます。

⑤署名

署名欄には下記のような内容をまとめて記入します。メールソフトの機能を使って、自動的に署名が追加されるように設定しておくのがオススメです。

・会社名、部署名
・氏名
・住所
・電話番号・FAX番号
・メールアドレス
・ホームページのURL

2.注意したい敬語の間違い

正しいメールの構成であっても、文中の敬語に間違いがあるとあまりよくないイメージを与えてしまうかもしれません。以下に注意したい敬語の間違いをまとめてみました。

①「○○をご持参ください」

持参するは「持ってくる」の謙譲語であるため、相手の行為に対して使うのは誤りとなります。

正しくは「お持ちください」となり、「説明会には筆記用具をお持ちください」のような使い方をします。

②「とんでもございません」

「とんでもない」という言葉には「滅相もない」という意味があり、「とんでもない」で一つの形容詞として成り立っています。

そのため「とんでもありません」「とんでもございません」のように「とんでもない」自体を変化させるのは誤りだと言えます。

「とんでもないことです」が正しい言い方です。

3.まとめ

今回はビジネスメール作成のポイントと、注意したい敬語について詳しくまとめました。

まとめると、
ビジネスメールの作成は「宛名」→「挨拶・名乗り」→「本文」→「結び」→「署名」の順に内容を簡潔にまとめるのがポイントです。

今回の記事がメール作成時の参考になれば幸いです。

・「勧める」「薦める」どっちが正しい？｜すぐに使える漢字の使い分け一覧①

・「首席」と「主席」どっちが正しい？｜すぐに使える漢字の使い分け一覧②

・尊敬語、謙譲語｜ビジネスで使える敬語の種類と使い分け一覧

ライター：井上

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