突然ですがみなさん、コミュニケーション能力に自信はありますか？

これは自慢ですが、私は「まったくない」と自信を持って言えます！すごく人見知りだし、一般的には筋金入りのコミュ障（症）に分類されるタイプです…。

どのくらい人見知り（コミュ障）かというと…

そんな私ですが、現在のお仕事はなんと「取材ライター」です。今までおおよそ120社以上の企業様に取材をしてきました。

取材とひと口に言っても、自社サイトに載せる事例インタビューから、企業様のコンテンツ制作のためのヒアリングまで、私の取材は多岐にわたります。

「え、ヒアリングも取材なの…？」と思われるかもしれませんが、相手にお話を伺い、重要なポイントを引き出して、記事やWebサイトなどひとつの「成果物」にまとめるという意味では「取材」だと思っています。

今回の記事でお伝えする「必勝カンペ」の作り方が、以下のようなことでお悩みの方のお役に立てたらいいなあと思っています。

このたび、アドビ社さんの「 みんなの資料作成」という企画に参加させていただくことになったので、気合いを入れて、必勝カンペの作成方法から活用の仕方までしっかりお伝えしていきます！「ノウハウをバラしすぎです！」って上司から怒られないギリギリを狙います！

目次

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1. “必勝カンペ”誕生は筆者の黒歴史から！？
2. “必勝カンペ”作成のカギを握る4つのステップ
   2-1.目的を定める
   2-2.相手を調べる
   2-3.基本の質問を考える
   2-4.質問の優先順位を決める
3. いい質問を作り出す4つのポイント
4. 作ったカンペはPDF管理がオススメ！
   4-1.アナログとデジタルのいいとこどりができる
   4-2.あとから追加・編集ができる環境がベスト
5. “必勝カンペ”は人見知りにとって最強のお守り

申し遅れました、私はホームページ制作会社WWGでライティング業務をしている取材ライターです。「わくわくさん」という名前で社内ブログも書いております。業界・職種ともに完全未経験で入社し、もうすぐ丸4年です。早いね…。

「文章を書くことが好き！」というパッションだけで入社。しばらくは社内のブログ記事を書くことが自分のお仕事だと思っていたのですが、なぜか入社2ヶ月でいきなりの顧客取材デビュー。早いね…。

結論を言うと、個人的に、初取材は大失敗でした。なんならもう二度と思い出したくない記憶です！

広がらない会話。先方のお返事が「はい」か「いいえ」だけの一問一答になるインタビュー。お客様の気まずそうな表情。「メモをとりながら相手の話を理解して次の質問をするって無理じゃん…」と涙目な私。次第に声も手も震えだし、頭の中は真っ白。そして「なるほど、そうなんですね…」のあとの長い沈黙。

…二度と思い出したくないです！！！

このときの経験を1ヶ月は引きずり、今でもトラウマなのですが、「このままではダメだ…」と思い、「質問書の内容を改善すれば、もっとよくなるのでは？」と思い立ちます。

ちなみに、当時使っていた質問書がこちらです。一般的な質問書というと、こういうイメージではないでしょうか。

ここから改良に改良を重ねて、現在はバージョン8くらいのものを使っています。

続いて、私が「もう手放せない…これがないと取材できない…」と思っている最新版の「必勝カンペ」の作り方をお伝えしていきます！

実際に私が使っている取材用のカンペがこちらです。

これはベースの状態なので、ここからお客様や取材（ヒアリング）内容にあわせて情報を追加していきます。

ただ質問事項を羅列するのではなく、「どんな話の流れになる（する）か」を考えながら用意するのがすごく大事です。逆に言えば、それさえ押さえておけば上手くいくということです！具体的に説明していきますね。

2-1.目的を定める

その取材やヒアリングの機会は、何のためのものでしょうか？　最終的に何を聞き出したり、話したりできたらOKでしょうか？

「営業活動やプレゼンのため」「ブログにインタビューを載せるため」などいろいろあると思いますが、カンペにはもうちょっと掘り下げたところまで書きます。

そのために必要な視点は以下の3つ。ぜひ答えを書いてみてください！

下記を例に、3つの質問に答えてみます。

今回は、「アウトドアグッズを販売するお店のサイト制作をご依頼いただいた」ときのヒアリングという設定で考えてみます。

ヒアリング以外の場面にももちろん応用できます。

たとえば、「新規のお客様との商談」というシチュエーションで考えてみるとこんな感じです。

「お仕事の技術で表彰された社員さんへのインタビューをブログに載せる」というシチュエーションだとこうなります。

ひとつ気をつけておきたいのは、「②結果」と「③きっかけ」を決めるところ。この「②結果」によって「③きっかけ」が全然違ったものになります！

たとえば、ブログのインタビューについては「②結果→これを読んだお客様からの受注をとりたい」という営業的な側面が強いなら、「③きっかけ→表彰された技術のすごさ、それによって何ができるかが伝わる」がピッタリ当てはまりそうですよね。

「②結果→これを読んだスタッフのモチベーションを上げたい」なら、「③きっかけ→技術習得に関わる仕事の面白さが伝わる」がよさそうです。

できれば「営業も社内ブランディングも採用も…」と欲張らずに、もっとも優先順位の高い「②結果」をひとつに絞れるとベストです！　あまり増やしすぎると情報が散らかってしまってあなたがつらくなります…無理しないでね…。

それに、いいものを作れば結果的にほかの場面でも効果的に使えることが多いので、潔くひとつに絞りましょう。すごく単純ですが、ここのポイントがしっかりしていると、このあとにある全部の工程がとてもスムーズです。

2-2.相手を調べる

「会話する相手がどんな要素を持っているのか？」を事前に調べておくと、話題のとっかかりが掴みやすくなります。

私が取材の際に調べていくのは、主に以下のような情報です。

営業活動の際も、上記のような情報があれば安心ですね。

前述した、表彰された社員さんへのインタビューなら、以下のようなものがよさそうです。

状況にもよりますが、基本的には専門家レベルまで詳しく調べなくてもOKです！

取材やインタビューは、あくまで相手の話を聞きにいく場所。「私、こんなに調べてきました！これについて知っています！」と知識を披露するのが目的ではありません。まずは「相手が話しやすくなるようなこと」を調べておけば大丈夫です。

なので、わからないことがあったら「○○というものが話題と伺ったんですが、いまいち概要が掴めなくて…実際、どういうところがすごいんですか？」と素直に聞きましょう。

みなさんも、自分が好きなものや詳しいもの、一生懸命に取り組んでいるものについて「教えて！」と言われたら話したくなりませんか？　このように取材の際には、相手が話したくなるきっかけを作って、次の質問に繋げることがすごく大事です！

なので、話のきっかけになる相手の基本情報は、無理のない範囲で集めておきましょう！

「取材のゴール」「相手の情報」は、私の場合は主にこんな感じでまとめています。特に「取材のゴール」は全体の指針になるので、一番上、または何度も確認しやすいところに配置するのをオススメします。

2-3.基本の質問を考える

これは、実際に口に出して質問する内容です。 

「取材やインタビュー、商談のゴール」と「相手の基本的な情報」をもとに、思いつくものをとにかく書いていきます。いよいよカンペっぽくなってきましたね！

ここで大事なことは、相手の情報を自然に引き出すための質問を考えること。 

「2-2.相手を調べる」でも少し例に挙げましたが、調べたものに対して「この○○ってどんなものですか？」「どうして○○になったんですか？」と聞くと、相手は「それはね…」と新しい情報をたくさん話してくれます。

では、どのような質問をすると、相手の言葉を引き出せるようになるのでしょうか？

ここでポイントになるのは、「オープンクエスチョン」と「クローズドクエスチョン」の使い分けです。

まず、カンペには、オープンクエスチョンをたくさん用意しておきましょう。なぜかというと、取材の場で新しくオープンクエスチョンを生み出すのはとても難しいからです。

オープンクエスチョンは、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）をベースに考えます。ひとつのテーマに対して、臨機応変に「この話題の、時期・場所・人・理由のどれを深掘りすればいいかな？」を判断する必要があります。

たとえば、雑談の中で「新しいスーパーができたんだって」という話題が出たら、「誰が建てたの？」と質問するよりは、「いつオープンしたの？」「場所はどこなの？」と聞いたほうが答えやすいし、話題も広がりますよね。

このように、話題によって、5W1Hのどこを掘り下げたほうがいいかを判断する必要があるため、オープンクエスチョンは事前に用意していくのがオススメです。

ではここで実際に、オープンクエスチョンを考えてみましょう。

最初はオープンクエスチョンを生み出すのが難しいと感じる方が多いかもしれません。今回は特別に、「いいオープンクエスチョン」を生み出すためのコツをお伝えします。

それは、ひとつのテーマに対して、上記の5W1Hを意識して、いろんな角度から質問するような気持ちで作ること。

たとえば「経営理念」について考えてみると、以下のようになります。

「経営理念」というテーマひとつとっても、これだけ質問が出てきます。もしあなたが「その会社のよさを知りたい！」と思って取材をするとしたら、この質問だけでもその企業の特長が見えてきそうですよね。

こんな感じで、ひとつのテーマにたくさんの質問を作っていったら、無限に質問事項が作成できる気がしませんか？

ここでは「こんなこと聞いたり言ったりしないほうがいいかな…」と思わず、小さなことも全部メモしていきましょう！

対してクローズドクエスチョンはどのように使うとよいでしょうか？

ちょっと想像してみてほしいのですが、自分で答えを考える質問が続くと、とても疲れますよね。

「いい天気ですね（クローズドクエスチョン）」に「はい、そうですね」と答えるのは簡単ですが、「今日の天気、どう思いますか？（オープンクエスチョン）」に答えるのには、「考える」という工程が必要です。

話が続いてくると誰でも疲れてきますから、「はい」「いいえ」だけですむような楽に答えられる質問も用意していくと、相手への気遣いもできるのでオススメです。

さらに、クローズドクエスチョンは相手の話を確認するときに使うととても効果的です。

要するに、自分のメモを見ながら、相手の話を復唱するということ。たとえば、「○○は最新の素材が使われているからすごいんだよ」「なるほど、最新の素材なんですね？」というような、確認に近い質問ですね。

復唱するだけなのでそれほど頭を使うこともなく、その間に「次の話題はどうしようかな…」と考えることもできます。口に出すことで、自分の理解が深まるという効果も。

そこから相手が「そうそう。しかも、その素材っていうのがね…」と新しい情報を話してくれるかもしれません。

2-4.質問の優先順位を決める

質問がたくさん作れたら、あとは整理するだけです！

最初に定めた「取材のゴール」と照らし合わせて、取捨選択や優先順位付けをしていきます。取捨選択といっても、必要なさそうな質問を完全に削除しなくてもOK。

質問に困ったとき、「少し話がそれるんですが…」というふうに聞けるよう、念のための質問として控えておくことをオススメします。（私は手書きでメモしています）

この工程のために、最初に定めた「取材のゴール」がとても重要になります。はじめにしっかり決めておきましょう！

そんな感じで、私が作成しているカンペはこんな形になります！

「なかなか上手く質問が作れないな…」という方のために、質問作成のとっかかりになりそうなポイントを4つお伝えします！

①相手になりきって考える

質問が途切れてしまうのは、相手の答えから何を発展させればいいのかわからないから。いったん、会話する相手になりきって質問を展開してみてください。

本番ではなく、時間に余裕のある事前準備の段階で「こういう答えがきたら、ここを広げてみようかな」とシミュレーションできると、たくさん質問が用意できます！

②キーワードは「なんで？」

今手元にある情報や相手の答えに、「なんで？」と問いかけるイメージを持つと、疑問がたくさん浮かんできます。

これらを「アウトドアショップをオープンしようと思ったきっかけは何ですか？」「このお仕事のどんなところが好きですか？」というふうに言い換えれば、質問事項の完成です！

もし、「なんで、自分の企画にあまり興味がなさそうなんだろう？」といったネガティブな「なんで？」が生まれたら、「この企画の中で、『ここがもったいないな』と感じるポイントはありますか？」「たとえばAがBだったらどうでしょう？」といった切り口で質問すると、相手も答えやすくなります。

③最初に何を話すかは決めておく

取材や会話全体の流れを全部がっちり決めてしまうと応用がききづらくなります。

ですが、最初の切り出し方から1、2個目の話題だけはある程度決めておいて、カンペに書いておくといいですよ！　ここだけ何度も練習しておいてもいいです。

何事も、最初の流れを掴むことがとても大切です。

逆に言えば、最初の滑り出しが上手くいけば、そのあとも落ち着いて進めることができますし、全体の流れもイメージしやすくなって、次の質問も生まれやすいです。スポーツ選手のルーティンみたいなものですね。なので、いいスタートが切れるように、「最初に何を聞くか」をしっかり決めましょう。

文字を読むだけですむよう、「本日はお時間いただきありがとうございます。今回の取材は…」というような、台本的なものとして書いておくのもオススメです！

④視点を変えて考える

「相手になりきって考えるだけじゃ限度がある！」と感じたら、もっと別の人になりきってみます。

取材やインタビュー記事を読む人、お客様の上司、自社のスタッフ、エンドユーザー、別の業界の人、ご年配の方、子ども、自分の家族などなど。

自分や相手が「常識だよ」と思っていたことも、視点を変えることで「そういえばこの言葉、別の業界の人には通じないかも…」「詳しくない人に説明するとしたら、どんな言い方がいいかな？」というところから新しい質問が生まれます。

カンペ作成お疲れ様でした！　当日忘れないよう、きちんと手元に持っておきましょう。

印刷して紙媒体で持っておくのもいいですが、個人的にはPDF化してクラウド＆手持ちのデバイスに保存することを強くオススメします！

以前は私も紙に印刷していましたが、「処分に困る」「SDGsに逆行している」「持っていくのを忘れたときに困る」という理由から、PDFを利用しています。一回本当に持っていき忘れたことがありますが、これも二度と思い出したくない記憶ですね…持ち物チェックは念入りに…。

4-1.アナログとデジタルのいいとこどりができる

私は現在、タブレット端末にPDFを保存して持ち歩いています。インターネット環境さえあれば、クラウドからいつでも取り出せるのがデジタルの強みですね。

また、デバイス本体にも保存しておくことで、取材先でインターネットを使えずカンペを取り出せないという事態も防げます。

一方、取材ギリギリまで質問事項を練るので、行きの電車に乗りながらカンペに書き込みをしたい派でもあります。そういう場合は紙が便利なイメージですが、この点はデジタルペンを使って手書きができるので、問題なくクリアしています。

4-2.あとから追加・編集ができる環境がベスト

これ、ときどきあるんですが…。

ほぼ準備が終わった段階で、取材の内容が変更になるケースがあります。

Wordで作った質問をPDF化して、クラウドとデバイスに保存して…としたあとで、「追加で1ページ取材することになった！」「お客様が、もっと違うことを聞いてほしいっておっしゃってて…」みたいなパターンです。

PDFに追加したい情報がそこまで多くない場合には、「Adobe Acrobat オンラインツール」の「 PDFを編集」機能で、サッとコメントを書き込みます。

吹き出しやハイライトを入れられるほか、フリーハンドで描画もできるので、iPad派の私は重宝しています。

Acrobat オンラインツールは、出先でもインターネット環境があればどこでも編集できるのが本当にありがたい…。

手元の PDFをWordに変換することもできます。

取材直前に資料に追記したくなったけれど、出先で元のWordファイルがない…！という場合には、Acrobat オンラインツールで手元のPDFをWordに変換して追記することも可能です。

というか、PDFってWordに変換できるんですね…恥ずかしながら知らなかったです…。

出先で「参考サイトのこの文章だけまるっとコピーして、カンペのここに加えておきたい！」ということがよくあります。専門用語や難しい漢字などは、手書きよりもコピペのほうが確実です。…これすごく便利なのでは…？

当然、 WordからPDFへの変換もできます。

「いやいや、それは普通にWordでできるでしょ」と思うかもしれませんが、実はPCで作ったWordデータをスマホなどのアプリ版で開き、PDF保存すると、レイアウトが崩れることがあるんです。

十中八九私のデータの作り方が悪いんだと思いますが、「やばい、Wordバージョンしか持ってきてない…」となったときに非常に便利なので、「Wordデータを開かずにPDF化できる」というのは個人的にめちゃくちゃありがたい機能です。うっかりさんのニーズにも応えてくれる…。

PDFにページを挿入する機能もとってもありがたい！

取材直前にいい参考サイトや画像を見つけて、「どうしてもカンペのこの位置に追加したい！」となったとき、普通だったら作り直しますが、追加でPDFを作ってポンと入れるだけ。

コミュ障さんって心配性な方が多いと（勝手に）思っているので、こういったギリギリまで編集できる環境は整えておいて損はないです！

とても長い記事になりましたが、読んでくださってありがとうございます。お疲れ様です。

あなただけの「必勝カンペ」は作れそうですか？

きっと、どれだけ準備しても「不安だな…」という気持ちはなくならないと思います。私も今でも、取材のたびにドキドキして、不安な気持ちで挑んでいます。

でも、ここまで記事を読んで、一緒にカンペを作ってくれたあなたならきっと大丈夫です！

文中でアウトドア店の案件を例に挙げましたが、実はあれは、実際にあったご依頼に近いものです。インドア派の自分には未知の世界であるアウトドア用品。どんなふうに取材を進めていけばよいのかすごく不安になって、とにかく調べまくって…あらゆる下準備をした結果、アウトドアグッズの図解や名称、国内外の有名メーカー一覧をカンペに用意していました。

用意した情報のほとんどは話題に出せませんでしたが、ひとつだけ、「あ、今の話って○○っていうメーカーさんのことですか？」と質問することができました。

アウトドアに疎い私はそのメーカーさんの認知度をあまり知らなかったのですが、割とマニアックなメーカーさんだったようで、「え、すごい、よく知ってますね！」「うわ、いっぱいメモしてある。こんなに調べてくれたの、うれしいなあ」と言っていただけました。

今でも私の中で、何度でも思い出したい大切な記憶です。

私自身がそうなのですが、コミュ障さんって「○○なことになったらどうしよう？」「××なときってどうすれば？」というネガティブ思考に陥りがちなんじゃないかな～と思います。

だから、つい心配になって「そんなにしなくても…」というくらいに準備をしちゃうんですよね。

でも、念には念を入れすぎるくらい準備をするからこそ、事前準備が一番大切なカンペや資料づくりが成功しやすいとも言えます。

カンペは、作った人の「成功させたい」という気持ちの表れ。当日を精一杯がんばるためのお守りです。「念入りに準備することそのもの」にすごく大きな価値があります。

その日を乗り切ることはもちろん、何度も挑戦することでもっと面白い質問ができるようになったり、カンペがなくてもステキなやりとりができるようになったり、という日がきっときます！

気負わず、コミュニケーションを丁寧に、心から楽しむつもりで臨んでみてください。応援しています！　この記事が、少しでもあなたの不安を取り除くお守りとしてお役に立てていたらうれしいです！

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