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【これで安心！】取材を受ける側が準備できること・したいこと【5選】
株式会社WWGでは、専属のライターがお客様へ取材を行い、そこから文章を作成します。
取材を受けられる方は、代表取締役社長から採用ご担当者様、入社1年目の方までさまざま。ですが、どんな立場の方でも、初めて取材を受ける際は緊張される方が多いです。
そこで、「少しでも緊張をやわらげられたらいいな！」という思いから、「ホームページ制作にあたって取材を受ける際、事前に準備をしておくとオススメなこと」をご紹介します！
目次
- 誰が話すか(インタビュイー)を決める
- 前日までに準備したいこと
2-1.既存の営業資料を持ってくる
2-2.会社説明会で使ったものを用意
2-3.インタビュイーに目的を伝える
2-4.質問を予測しておく - インタビュー当日
3-1.素直に答えていい
3-2.自分にとっては当たり前でも
3-3.業界用語には注意
3-4.緊張しなくていい - まとめ
1.誰が話すか(インタビュイー)を決める
ホームページ制作の際は、作成するページによって「話したほうがいい人」が変わります。
そのため、取材を受けるときに質問などに答えて喋る人(インタビュイー)を決めておきましょう。
例えば取材するページの内容が、
代表者挨拶であれば、代表取締役（社長）。
求める人材へのメッセージなら、採用担当者や、人材が欲しい部署の責任者。
採用目的の座談会であれば、新人からベテランまでの男女を4,5人程度。
商品紹介であれば、営業や製造を担当している人。
etc.
取材内容に適した人物を選出しましょう。
2.前日までに準備したいこと
次は、取材当日までに、準備しておいたほうがいいこと、安心なものを紹介します。取材内容によっては、「絶対に使う、必要だ」というわけではありませんが、準備しておいて損をすることは少ないはずです。
2-1.既存の営業資料を持ってくる
商品紹介や、営業に関する取材だった場合には、商品実物やカタログなど、普段お客様相手に用意しておくような営業資料があると便利です。
資料などの具体的なサンプルは、話の説得力につながります。また、カタログなどの資料はお客様向けに作られているものなので、取材した側の届けたい相手ともマッチします。参照にする資料として、ベストです。
2-2.会社説明会で使ったものを用意
採用に関する資料。新卒中途向けのパンフレット、社内説明会などで使うような資料など。紙の資料に限らず、普段パワーポイントなどを使っているのであれば、それらも用意しておくと役に立つかもしれません。
商品の場合もそうですが、「○％達成！」といった数字が乗っているものは手元に置いておいて損はないでしょう。具体的な数字というのはとても説得力のあるもので、取材の際にとても強い材料となります。用意しておくものは、なるべく最新のものにしておくとよりベストです。
これにより、急に数字を聞かれて焦ったり、調べたり、探したり…といった手間が省けます。
2-3.インタビュイーに目的を伝える
事前に、インタビュイーには取材の内容や、目的を伝えておきましょう。
例えば座談会で話してもらうのであれば、「採用ページのために」「商品の魅力を伝えるために」など、だいたいどんな内容を話すのかなどといった、すり合わせをしておくと良いです。
「今度の〇曜日、取材で話してもらうから」だけしか伝えていないと、何を話せばいいのか予想することもできないですよね。取材当日になって、慌てて準備するなんてケースも。
おそらく、取材にかけられる時間も限られているので、互いになるべくスムーズにこなせるよう、準備しておきたいです。
2-4.質問を予測しておく
ある程度、何を取材したいのか、相手がどんな情報を欲しがっているのかなどを事前に予想して、考えておきましょう。また、余裕があれば、答える練習などもしておくとより良いと思います。
そうすることで、焦らずに受け答えができ、時間を有効に使えます。
大抵の場合、取材にかけられる時間は決まっています。その限られた時間の中で、インタビュアー(取材で質問をする人)はお話を伺います。
先に述べたように、お互いのためにも、時間いっぱい、スムーズに取材を行いたいですよね。
また、不安であればインタビュアーに対し、事前にどんな内容の質問がされるのかを聞いてみてもいいかもしれません。
相手によっては、おおまかな質問事項をもらえることがあります。当社でも、事前に質問事項をお渡しするケースもあります。
3.インタビュー当日
いざ、以上の準備を整え、本番当日。
その際、質問に答えるうえで、以下の項目たちを念頭に置いておくと、取材が行いやすいかもしれません。
3-1.素直に答えていい
自分が思っていることを正直に話しましょう。
変に話を盛ったり、脚色したりカッコつけたりなど。背伸びした答えを言わなくても大丈夫です。
インタビュアーは等身大な意見、その人からしか聞けない話を重視します。
ちょっと飾ったような言葉は、他社も似たようなことを言っている場合が多く、内容がかぶることも。
「製品の品質」は重要なポイントですが、やっぱりどこの企業でも意識していることです。
その場合はどこが、どう特徴的で何に力を入れている。などの、そういった具体性が必要になってきます。
ライターが深掘りするような質問をするので、そこで自分が思う、ありのままを答えれば大丈夫です。
3-2.自分にとっては当たり前でも
実は、自分が当たり前だと思っていることは、業界の外側からしたら新しい視点かもしれません。業界目線、内部からだとわからない新鮮さを、インタビュアーは感じたり見つけてくれる場合があります。
お互いにもしそれが当たり前になっていても、ハッキリと言葉にすることによって安心感を得ることができ、知ってもらえます。お互いに同じ物事を話しているつもりでも、認識の相違や、齟齬が生じる可能性もあるのです。
例えばですが、あなたは施工会社を経営しています。
壁の塗装や、フローリングの張替えなどの小さいリフォームであれば、最近は「見積もりだけなら無料！」と謳っている企業は多いですよね。
相見積もりなんて言葉も、よく聞くようになりました。自社でも、見積もりは無料だったとします。
もしかしたら、わざわざ言わずとも、話の流れでインタビュアーやお客様には伝わるかもしれません。がしかし、ハッキリと公言しないと双方にも不安が残りますし、間違った情報が流れてしまうかもしれません。
読んだ人にとって、「書いていないことは、存在していないこと」と同じです。
その結果、お客様に「見積もりにお金かかるのかな……」と懸念を抱かせてしまって、アクセスが下がったり。なんてことになったら、非常にもったいないですよね。
自分たちには当たり前なこと。とは切り捨てず、この情報必要かな？と思うようなことも、話してみましょう。
3-3.業界用語には注意
自分にとって、当たり前になってしまった専門用語。
インタビュアー・ライターは原則、事前に業界の情報や用語を調べてから取材をしますが、「その用語が、あなたにとってのお客様に通じるか」という判断は難しいです。BtoBの場合は特にですね。
専門用語に限らず、もしかしたら普段使っているビジネス用語なども、企業によっては使い方に相違がある場合も。
言葉の一つひとつを確認しながら、誰にでもわかるような、見やすいホームページにするための取材にしたいですね。
3-4.緊張しなくていい
さて、事前にこれらの準備をしたことで、ちょっとだけでも安心できたのではないでしょうか。何ごとにも緊張はつきものですが、あまり肩肘に力が入りすぎると話したいこともうまく話せません。
インタビュアーも、こちらの話を聞きたくて訪れています。落ち着いて、ハッキリと、互いに気持ちのいいコミュニケーションをとれるように心掛けましょう。
過度に緊張しなくても大丈夫です。きっと、相手も緊張していますから。
4.まとめ
いかがだったでしょうか。
以下の項目を踏まえたうえで、取材、インタビューに取り組みましょう！
あまり気張りすぎず、緊張もしすぎず、お互いに明るい雰囲気で行えたらいいなと思います。
ちょっとくらい噛んだり、言葉に悩んでも大丈夫です。取材は面接じゃないですからね。
1.インタビュイーを決める
2.インタビュイーに目的を伝える
3.資料を用意する
4.質問の対策をとる
5.緊張しなくても大丈夫
業界用語はとくに、意識していてもうっかり使ってしまったり、伝わりにくい返答をしてしまうことがあります。もし可能であれば、こちら側も取材内容を録音するなどをして、再確認するなどをしてもいいかもしれません。
取材を受けることは、お互いにとってもプラスな案件です。
そのチャンスを無駄にしないように、なるべく不安要素は対処しておきたいですね。
愛知県内から名古屋市を中心にホームページ制作を行っている会社
株式会社 WWG（ダブルダブルジー）
愛知県 名古屋市中村区名駅5-16-17 花車ビル南館5F
TEL： 052-890-7007（2021-12/16～変更）
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株式会社WWG ブログ編集部
ライター K
WWGのブログ記事作成専門チームです。ホームページ制作やWEBに関することをはじめ、デザイン・コーディング・SEO・人材採用・ビジネス・地元についてのお役立ち情報やニュースを発信しています。
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