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無料or有料、どちらがいい？脱ハンコと電子印鑑について
＜こちらの「記事」は、下記のような疑問のお役立ち情報としてご参照ください＞
※操作説明や機能説明は申し訳ございませんが行っておりません…
・脱ハンコって何で最近注目されているんだろう？
・電子印鑑って無料でいいの？有料がいいの？
ビジネスにおける様々なシーンで使用されているハンコ（印鑑）。
ビジネス以外でも、行政手続きでハンコはよく使用されていましたが、近年では政府が行政手続きを中心に「脱ハンコ」に向けた改革を進め、法改正も行っています。また、それに伴いビジネスの場でも脱ハンコが注目されています。
今回は「脱ハンコ」に向けて有力視される「電子印鑑」のメリットと注意点について考えていきたいと思います。
※2021年8月13日現在の情報です
目次
1.脱ハンコが注目される理由
最近ニュースなどで耳にする機会が増えてきた「脱ハンコ」というトピックですが、そもそも脱ハンコが注目され始めたのは、2018年に「デジタル・ガバメント実行計画」 が政府により発表された頃です。
この計画が発表された頃は、「デジタル化を推進するのにハンコが障壁になってしまっているため、できるだけハンコをなくそう」という動きがありました。
しかし、特に最近「脱ハンコ」の話題が急速に注目され始めたのは、新型コロナウィルスの感染拡大によるテレワークの推進を行う際にハンコが障壁になっているという認識が広まったためです。
その流れを受け、2020年11月に河野太郎行政改革担当大臣により「行政手続きにおける認印の押印を全廃する」という発表がされました。それに伴い民間問わず「脱ハンコ」がより注目されるようになったのです。
2.電子印鑑のメリットと注意点
①メリット「情報管理がしやすい」
こうした背景の中で、 脱ハンコを実現するための重要なカギとなるのが、パソコン上のデータとしての印鑑（ハンコ）を管理する「電子印鑑」です。
脱ハンコの実現には、今までハンコにより行われてきた「契約への合意」などの意思表示をする代替案が必要になります。
その代替案として有力視されているのが「電子印鑑」で、電子的に押印した情報で「いつ、どこで、誰が、どのように押印したのか」というのがわかります。
書類のように場所をとったり、紛失する心配が少ないため、電子印鑑には情報を管理しやすいというメリットがあります。
②注意点「無料の電子印鑑はリスクもある」
電子印鑑には印影画像のみを使用するものと、「いつ誰が押印したか」などの情報が印影画像に追加されているものの2種類が存在しています。
印影画像のみでも 認印として使用する場合には問題はありません。
しかし、印影画像のみの電子印鑑は簡単に複製されてしまうリスクがあるため、契約書などの重要な書類に使用するのはオススメできません。
このような場合は複製のリスクを回避するため、「いつ誰が押印したかという情報が組み込まれた電子印鑑」を使うのがよいと言えます。
また、無料で電子印鑑を作成できるサービスも数多くありますが、セキュリティ面から有料の電子印鑑作成サービスを使用することが望ましいと言えます。
そもそも「いつ誰が押印したか」という情報が組み込まれた電子印鑑は、無料のサービスでは安全に作成するのが難しいと言われています。
そのため認印以外での使用が想定される場合は、有料の電子印鑑作成サービスの使用をオススメします。
3.押さえておきたいポイント
電子印鑑を使用する場合に、最も押さえておきたいポイントは、取引先のクライアントが電子印鑑の使用を認めているのかどうかという点です。
近年急速に電子印鑑の知名度が上がってきたため、企業によっては電子印鑑に対応していない場合も考えられます。
そのため、予めクライアントが電子印鑑の使用に対応しているか確認しておくのが好ましいと言えます。
4.まとめ
今回は「電子印鑑」について詳しく調べてみました。
まとめると、
電子印鑑には情報を管理しやすいというメリットがある反面、複製をされやすいというリスクもあるので、有料の電子印鑑作成ソフトで「いつ誰が押印したか」という情報が組み込まれた電子印鑑を使用するなどの対策が重要だと言えます。
電子印鑑を検討されている方は、当記事の内容を是非参考にしていただければと思います。
ライター：井上
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