電子機器などの商品のトラブルシューティングに「本体の電源を入れたか確認してください」と書いてあると、なんとなく馬鹿にされたような気持ちになる私です。

でも、実はその確認って本当は重要だったりするんですよね。
仕事でも「え、そこ？」という部分を確認しなければならない場面は意外と多いです。

電話なら「電源は入って…ますよね！ですよね！」みたいなコミュニケーションも取れますが、メールだとなかなか難しい。

今回は、いろいろあるビジネスメールの場面ごとに、「こんなとき、私ならこうする」というおすすめの書き方を例文付きで解説します。

「ビジネスメール 書き方」や「ビジネスメール 例文」で検索している、まだビジネスメールの作成に不慣れな方向けの内容なので、参考になれば嬉しいです。

目次

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1. 【お断り】相手を傷つけずに断るには？
2. 【指摘】添付ファイルがありませんでした
3. 【謝罪】自分が添付ファイルを忘れた時
4. 【確認】「送りましたか？」をやんわり聞く
5. 【催促】返信が来ないときのスマートな催促方法
6. 【おまけ】件名や冒頭のあいさつなど
7. 【まとめ】相手の気持ちを考えた一文を

断るってエネルギーを使いますよね。
ただの営業であってもそうですし、顧客や取引先など、今後も関係が続く相手ならなおさらです。

私も、どうしてもお応えするのが無理なお願いを受け取ることがありますが、お断りのメールを書く時は毎回言葉選びに悩みますし、送信ボタンを押す指が震えます…。

それでも誠実に、そしてできる限り丁寧に伝えることが、ビジネスメールにおいてとても大切なのだと思います。

まず絶対NGなのは、「無理です」「できません」とはっきり書いてしまうこと。

私だったら、こんなメールを受け取ったら心の壁がグンと高くなりますし、怖いから二度とこの人には連絡したくない！と思います。

「無理なものを無理と言って何が悪い！」という方もいるかもしれませんが、今後も円満なお付き合いを続けたいのであれば、もっとオブラートに包む方がベターです。

「難しい」は、「できない」「無理」という断りのストレートさを緩和する際に使える便利なフレーズです。

また、まるごとお断りではなく条件によっては対応可能なのであれば、その旨も忘れず伝えましょう。

ちなみに、できないことをあらかじめ伝えておく場合などは、この言い回しがよく登場します。

添付ファイルが見当たらない…ビジネスメールあるあるの上位です。
「LINEの返信したをしたつもりで既読スルーしてしまう」くらいあるあるです。

自分にも心当たりがあるからこそ、相手にやさしく伝えたい、相手を責めたくない…。
そんな気持ちになる人は多いのではないでしょうか。

こういう時、どう伝えたらいいのか迷いますよね。
ストレートに事実だけを伝えると、どうしても責めているように見えてしまいます。

事実しか書いてない！何も間違ってない！
けど、受け取る側は「やらかした！先方怒ってる！」と心臓が縮み上がっているかもしれません。

私なら、こう書いてもらえるとホッとします。

ちなみに、自分がこのメールを受け取ったら、すぐに添付し直して「大変失礼いたしました」と返信した方がいいです。
指摘していただいたことへのお礼の一言も添えるとなお良し！

相手も「うまく伝えられたかな？」と不安に思っているかもしれないので、そういった配慮のある返信が来れば安心できますよね。

ビジネスは信頼関係が基本。
責めていない、という空気感が伝わるだけで、その後も連絡をいただきやすくなります。

これも悲しいかな、あるあるです。

傘を忘れた日に限って雨が降るように、添付ファイルを忘れたメールを送ったときに限って、それが大事なメールだったりします。

どんなに気をつけていても、ミスは起こるもの。

問題は、その後の対応です。
どんなにすぐに気づいたとしても、悪びれないのは印象がよくありません。

社内ならこれでも通じるかもしれませんが、お客様相手となるとややカジュアルすぎて失礼な印象を与えてしまうかもしれません。

たとえ相手から指摘される前でも、一言でも謝罪を添えるだけでぐっと印象が変わります。

私も、何度か冷や汗をかきながら再送メールを書いたことがあります。

たった一言の謝罪でも、あるかないかで受け取る側が「ええんやで」と思うか「なんやこいつ」と思うかが変わってくる、という意識が必要です。

※もしお使いのメールソフトに添付ファイルのつけ忘れを防止する機能（メール本文に「添付」という単語がある場合、添付ファイルなしで送信しようとすると警告が表示される、など）があるなら、それを活用するのがいいと思います。

ちなみに、当たり前ですがもっと大きなミスの場合はもっとしっかり謝罪の意と今後の改善姿勢などを示してお詫びする必要があります。

お客様が「送りますね！」と言っていたメールや郵便物が届かない…そんな場面、ありますよね。

送ってくれたけど未着なのか、そもそも送っていないのか。
確認したいけど、角が立たない言い方に悩むことも多いです。

文章でストレートに「送りましたか？」と聞くと、「送ってないよね？」というニュアンスが強くなり、相手を責めているように感じさせてしまいます。

あくまで『こちらの現状の共有』『念のため確認』という姿勢を意識することがポイントです。

“念のため”や“確認が取れていないようです”といった表現は、相手を疑っていないことを示すクッションとしていろいろな場面で使える表現です。

実際、何かしらのアクシデントで送付済みのものが受け取れていないということもあるので、相手ができていないと決めつけずに考えることが大切です。

相手を責めない、やさしく伝えるスキルは、自分を助けるための技術でもあります。

送ったメールに返事が来ない、もしくは「確認して連絡します」という返信があって以降、連絡がないまま1週間経過…なんてこともあります。

返事は早くほしい。
とはいえ、こちらから催促するのはなかなか気を遣います。

特に後者の場合、「確認します」という返信はもらっているので、慎重に言葉を選ばないといけません。

これは極端な例ですが、相手を責める姿勢が強すぎるとその後の関係にも影響します。
この返信だと、たとえ社内メールであっても軋轢を生みそうです。

やんわりと、でもしっかり伝えるには、“状況確認”というかたちがベターです。

まだ確認中の可能性もあるので、それも含めて「現状を一度教えてほしい」というスタンスです。

ちなみに、これに対して相手から『〇日に社内会議で確認予定です』などの返信をもらったとき、私ならこう返信します。

あらかじめ再度連絡する日程を伝えておくことで次回の連絡がしやすくなりますし、自分の中で「この日に確認をする」というスケジュールも立てやすくなります。

メールの件名については、内容を簡潔に説明するようなものが望ましいです。
たとえば、アポイントの日程変更をお願いするメールなら…

NG例だと次回アポの際に何かしてほしいことがあるようにも見えますし、社外とのメールのやり取りが多い相手の場合、誰から来たのかもぱっとわかりません。

OK例のようにしておくと、最悪件名だけでも相手と用件が把握できます。
こういう件名のメールを受け取った時は「助かるなぁ」と感謝の気持ちで画面を拝んでいます。

本文の書き出しについては、「宛名＋テンプレートの挨拶」で固定のパターンを作っておくのが効率的です。

注意点は、法人格（株式会社、有限会社など）を（株）など省略しないこと、役職名に「様」を付けないことです。

ただ、「〇〇部長」「△△課長」だと落ち着かないという気持ちもわかります。

社内の人だとそうでもないのに、社外の人となるとなんとなく呼び捨てにしているような、本当にいいの…？という気持ちになります。（個人の感想です）

そんなとき私がどうしているかというと、そもそも役職を記載しない（〇〇様だけにする）か、「役職名＋担当者名＋様」の形にしています。

はがきの宛名と同じ考え方ですね。

ちなみに、当然ですが相手の名前の漢字は間違えないように気を付けましょう。
阿部さんと安部さん、斎藤さんと齊藤さんなどなど。
※弊社代表の早崎はよく「早川さん」とか「早田さん」とか間違われています。

私もたまに間違えられ、基本的にはそこまで気にしていませんが、タイミングによっては「う～ん…」となることもあるので、送る前に落ち着いて、メールアドレスと合わせてしっかり確認をしましょう。

宛名の後は、だいたいこれが王道の挨拶だと思います。

相手からの連絡に返信をする場合は、最初に連絡をいただいたことに対する感謝の一言を添えると導入としてスマートです。

ここまで読んで「あ、これ自分もやりがちだな」と思った方もきっと多いはずです。

ビジネスメールとは、ただ丁寧に書けばいいわけではありません。
伝えるべきことを、相手が受け取りやすい形で届けることが大切なんです。

※丁寧さだけを意識すると、場合によっては慇懃無礼になる可能性があるので注意！

ビジネスメールは文字だけのコミュニケーションになるので、単語ひとつで印象が大きく変わる上に、削除しない限りずっと相手の手元に残ります。

相手によってマナーの認識が違うので、絶対にこれが正しい！と言えるものはありませんが、自分から送る場合は「相手を責めない」「確認はやんわり」「謝罪は素直に」を基本として考えましょう。

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