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【社内交流】WWGスタッフでランチ会を行いました！事前準備や当日の流れをレポート！
自社WWGでは、コミュニケーションの場を大切にしているので、おやつ会やクリスマスパーティといった食事で交流する機会が多いです。
＜参考記事＞
株式会社WWGは13周年を迎えました！（おやつ会）
年末のご挨拶と営業日のお知らせ（パーティ）
毎月恒例のランチ会もそのひとつ。
ですが、人数が増えたことにより、今までの形式で行うことが難しくなってきました…。そこで新しいスタイルに変更しての「新・ランチ会」を開催！偶然幹事をやることになったので、準備から当日までの流れをレポートします！
良かった点や反省点なども赤裸々に書いているので、「食事会って何を準備したらいい？」「幹事を任されたけど、どうしたら…」という方の参考になればうれしいです！
目次
- 新・ランチ会開催！
- 旧・ランチ会とは？
- ランチ会変更の経緯
- 新・ランチ会の概要
- 準備の流れ
①場所決め
②日程決め
③料理決め
④当日の流れ決め
⑤各種手配 - スタッフの反応
- 良かった点
- 反省点
- まとめ
1.新・ランチ会開催！
某月某日、弊社WWGのランチ会を行いました！
会話が盛り上がりすぎて準備や食事の様子を写真におさめそびれるという痛恨のミスにより、楽し気な様子をビジュアルでお伝えできずに申し訳ないのですが…。（つまりサムネイルの写真はイメージです）
結果的には大成功でした！
2.旧・ランチ会とは？
毎月開催していた、少人数のグループで行うランチ会です。
クジで3～4人のグループを複数つくり、グループごとに好きなお店へお昼ご飯を食べに行きます。
一部ランチ代の補助が出たり、お店までの移動を考慮して休憩時間が少し延びたり、個人的にはめちゃくちゃ楽しいイベントでした！
＜参考記事＞
【自社事例】社内イベントのアイデア＆参加率UPのコツ！
3.ランチ会変更の経緯
その一方で、スタッフの人数が増えてきたことで、「ほかのチームと日程が被らないように」「外出が多い方の予定に合わせる」というスケジュールの調整が難しくなるように…。
そこで「もっといい形はないかな？」と社内で相談した結果、「新・ランチ会」の開催が決定しました！
4.新・ランチ会の概要
いろんな要素を加味して、以下のような形にバージョンアップ！
＜新・ランチ会概要＞
・レンタルスペースを利用して一度に全員で集まる
・食事はデリバリーサービスを活用
・毎月開催から3ヶ月に1回開催へ変更
（3ヶ月分の予算を使って、1回分を豪華にする！）
「ふむふむ。新しいランチ会、どんな感じになるかな～」と100％他人事のように思ってましたが、なんと幹事に任命されました。めちゃくちゃ…当事者です…。
「入社歴が長い人で、まだイベントの幹事をやっていない」という条件のもとで任命されました。おかしいですね。気持ちは永遠の新人なんですが。気づけば入社4年目です。時の流れって残酷です。
「時間の経過がおかしい」という以外特に問題点はなさそうだったので、コーダーのたまねぎさんとペアで幹事を務めることになりました。よろしくお願いしますー！
5.準備の流れ
①場所決め
場所は最寄りのレンタル会議室に決定。これは幹事に任命された段階で決まっていたのでスムーズでした。
もし開催をご検討中なら、まずは場所ありきで考えるのがオススメです。その際、以下のことを確認するといいですよ！
＜確認事項＞
・室内での飲食は可能か
・ゴミの処分について
・机や椅子の配置変更は可能か
・職場からのアクセス
・部屋の広さ（人数）
・利用する際のやりとり
（当日受付までカギを取りに行く？終了後は報告がいる？片付けは？など）
・支払い方法
・キャンセル時について
（何日前までOK？キャンセル料が発生するのはいつから？）
私たちはしませんでしたが、可能なら事前に見学をしておくと安心です！
②日程決め
人数が多ければ多いほど、日時の調整が難しくなります…。
今回は自社のグループLINEにて、投票機能を使って日程の希望を募りました。共通のスケジュール表から、予定が入っていなさそうな日を10日ほどピックアップ。全員が参加できそうなタイミングを候補日にしました。
スマホでさっと希望が提出できるので、便利だったんじゃないかな～と思います！
集計にあたって、希望提出の締め切りを設定するのをお忘れなく！
③料理決め
一番の難所、「料理決め」です。
実は弊社、食事の好みがものすごく分かれているので、「全員がおいしく食べられるもの」を選ぶのが地味に難しかったりします。
入社したての方が3名いらっしゃり、食事の好みが未知数なこともあったので、今回は「それぞれが好きなお弁当を選ぶ形式」にしました。
普段のイベントではパーティ形式で食事を用意することが多いですが、「全員がおいしいものを食べられる」という点を重視して、このスタイルに。
④当日の流れ決め
何事にもシミュレーションは必須ですね！イベント当日は絶っっっ対に慌てますからね！経験則です…。
せっかくやるならやっぱり楽しんでもらいたいので、以下のようなポイントを事前に考えておきました。
＜事前に考えておくこと＞
・集合と出発の時間
・デリバリーの受け取り
・机と椅子の配置
（みんなでやるとして、どう並べ替える？）
・持っていくもの
（ゴミ袋、ティッシュ、ウエットティッシュなど）
・トラブル発生時の連絡手段
⑤各種手配
もろもろ決めたら、会場の申し込みと支払い、お弁当の手配、スタッフへのアナウンス…とすれば完了です！
6.スタッフの反応
実際に開催してみて、みなさんからいくつか意見をいただいたのでピックアップします！
＜スタッフの声＞
・今までのランチ会では仕事の話がしづらかったけど、社外の人がいないと深い話までできる
・お店だと待っている人が気になって長居がしづらいので、時間を気にしなくていいのが気楽
・お弁当を選ぶ形だと、ほかの方を気にせず自分の好きなものが食べられていい
全体的には成功だったと思います！わーい！
7.良かった点
■事前準備はやっぱり大事！
当日、ちょっとしたトラブルが発生してしまい、案の定（一人で）テンパって大慌てしてました…。
当日のシミュレーションをしていなかったらリカバリーできなかったと思うので、事前の想定はマジで！本当に！大事です！特に、レンタル会議室やお弁当屋さんの電話番号は手元にメモしておくといいです！
■部屋は広めが◎
予算があるので難しいかもしれませんが、想定人数よりもうワンランク上のお部屋だったので、ゆったりできてよかったです！
レンタル会議室の想定人数は「会議形式のレイアウトの場合」ということもあるので、会食の形だと窮屈だったかも…。お部屋はちょっと広めがオススメです！
■日程調整はスピード勝負！
日程調整が一番難しいと思っていたので、候補日を月末の1週間程度に設定し、集計はその月の最初に行いました。
繰り返しになりますが、この際「希望提出は○日までです！」としたうえで、早めの段階で「○日に決まりました！（or 今のところこの日の予定なので、空けておいてください！）」というアナウンスがあるとスムーズです。
■情報はとにかく集約しておく
今回は定期開催を想定しているので、全体の流れを文字情報で残る場所に書き込み、「やったこと」「まだやっていないこと」が明確にわかる形にしました。業務の合間にいろんな手配を行ったので、この「情報を残す」というのは正解だったな～と思います。人は…忘れる生き物なので…。
日程やお弁当の希望、それに伴う費用など、すべてGoogleのスプレッドシートにまとめて管理しました。
ほかの方と共有も簡単だし、次の幹事の方へも引き継ぎしやすいし、今回の記事にも役立ったし、そういった点でも良かったと思います！
8.反省点
■食事の注文は早めに！
今回諸事情があって、お弁当屋さんへの注文がギリギリになってしまいました。なので、「配達が希望時間に間に合わないかも」という事態に…。
会議室のレンタル時間もあるので、これにはすごく焦りました…。
今回はやむを得ない事情があったのですが、可能な限りとにかく早めに注文できるのがベストだな～と実感しています。
■席順を決めておいても良かったかも
当日、「誰がどこに座るか」で少しもたついたので、ざっくりとでも席を決めておくと楽かもしれません。特に今回は「入社したばかりの方との交流」が主目的にあったので、その点を配慮した想定ができていなかったな、というのが反省点です。
入社歴が長く、何度も交流をしている方だけなら特に気にしなくてもいいと思うので、ここはランチ会の目的によりけりですね。
■分担は最初に決めるとよさそう
幹事が二人なので当然役割を分担して行ったのですが、終始お互いが「あ、そこ任せちゃってすみません！」「わ～！やってもらってばかりで申し訳ないです！」みたいな感じだったので（笑）
やることを最初にピックアップして、均等に分担ができるとさらにスムーズかな、と思いました。
私は特に負担を感じないどころか「楽させてもらったな～」くらいの感覚だったのですが、たまねぎさんが「申し訳ないです～！」という感じだったので、「むしろ『申し訳ない』と思わせて申し訳ない…」と思ってました…。
今回は初めてだったので、私がたまねぎさんの機転に超助けられる形で終わりましたが、次回は最初に分担できるともっと楽そうです！
■写真を忘れるべからず
記録大事です！
こういう記事を書いたときに！すごく！困ります！！！すみませんでした！！！
ちゃっかり自分が食べたお弁当だけは撮りました。おいしかったです。
9.まとめ
以上、WWG流「新・ランチ会」レポートでした！
初回としては大成功だったんじゃないかな～と思っているので、次回の幹事さんたちがさらにグレードアップして、めっちゃ楽しい第2回を開催してくれると信じています！（圧力）
社内で交流会をご検討中の方は、こういった形式の会にしてみてはいかがでしょうか。今回の記事が、準備のお役に立っていたらうれしいです！
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株式会社 WWG（ダブルダブルジー）
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わくわくさん
ライター
企画・開発部 ライター。2020年にWWGへ入社。Webサイトの文章作成をはじめ、キャッチコピー、Web記事、座談会ページ、インタビュー、校正など、ライティング関係の業務を担う。
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