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【新社会人向】ビジネスシーンに役立つ知識3選【体験談付き】
4月も中旬を迎え新しい環境にも少しずつ慣れてきた新入社員さんもいらっしゃることと思います。
今回は、ビジネスマナー・ビジネス用語やテクニックをいくつかまとめて、社会人経験20年以上の私の体験談も交えながらご紹介します。
目次
1.使うとき気を付けたい言葉3選
入社前は何となく使っていた言葉や、見たり聞いたりしていたビジネス用語の数々。
おそらく今一番気になっているであろう3つをご紹介します。
1-1.「弊社」「我が社」「当社」「御社」の違い
全て会社を表す言葉ですが用途が違います。
ざっくりとお伝えすると…
「弊社」は、社外の人向けのへりくだった表現
例：弊社のミスによりご迷惑をおかけし申し訳ございません。
「我が社」は、社長や役員などが使う表現
例：この技術力が我が社最大の誇りだ。
「当社」は、社内向けの表現
例：当社の設備をご説明します。
「御社」は、相手の会社に対しての表現
例：御社のサービスはすばらしいですね。
「弊社」と「御社」は全く意味が違うので気をつけてください。
1-2.「すみません」と「ご苦労さまです」の使い方
まずは、「すみません」と「すいません」の違いから。
正しくは「すみません」です。
「すいません」は話し言葉で「すみません」を言いやすくした表現のため、メールなどでは使わないほうが良いです。
続いて「ご苦労様です」は、上司や先輩から部下や後輩に向けて使うことが多い表現で、新社会人の方の場合は「お疲れ様です」を使うのが無難です。
「了解しました」と「承知しました」も同じような違いがあります。
一般的に、目上の方へ対しては「承知しました」を使うのが良いとされています。
1-3.「帰社」「退職」「退勤」「退社」の違い
外出先の上司が、会社に戻らず直帰したあとに、お客様から問い合わせが来たという状況があるかと思います。
「〇〇ですが、外出中で本日はそのまま…（あれ退社？退勤だっけ？）」と慌ててしまうことが私にもありました。（幸い状況を察していただき事なきを得ましたが）
「帰社」は外出先から会社に帰ってきたときの表現
例：帰社予定の時間は16時です。
「退職」は会社を辞めたときの表現
例：〇〇は先月退職しております。
「退勤」は業務を終了したことの表現
例：〇〇は本日退勤いたしました。
「退社」は「業務を終えて会社を出た」と「会社を辞めた」の2つの意味があるため、会社を辞めている場合は「退職」を使うのが誤解される心配がないです。
2.訪問先で役に立つかもしれないこと3選
ビジネスに限らず、人と人とのコミュニケーションで役に立つかもしないことをご紹介します。
デザイナーという職業柄、話すより、何かカタチにして伝えるのが比較的得意だったりしますが、そんな自分でも、訪問先で使えそうな定番の3つをご紹介します。
2-1.雑談で相手との距離を縮める「アイスブレイク」
新人研修も進み、訪問先へ上司や先輩社員に同行することが増えてきた時期でしょうか。
打ち合わせの前に、少々雑談になるパターンが多いかと思います。
また場合によっては最後に雑談をすることもあるかと思います。
その日の天気や気温、訪問先までの通りで工事をしていたとか、仕事とは直接関係ない話がほとんどかと思います。
これは、簡単な問いかけでお互いの会話をスタートさせて、初対面の緊張をほぐしていく「アイスブレイク」という定番の手法になります。
何気ない会話から相手の気持ちや、自社をどう思ってくれているのか、打ち合わせした案件をどう思っているのかなどを間接的に知ることができます。
複数人で話を進める場合や、話すのが苦手な方や場に慣れていない方でも、答えやすい質問などで会話に参加してもらい、その後の発言をしやすくする効果もあります。
2-2.相手に安心感をもたらす「ミラーリング効果」
会話の流れが途中で止まった時や、ごもっともな意見で何も補足する必要がないとき。
訪問先でそんなことがよくあるかと思います。
しっかり話を聞く姿勢も大切ですが、何も発言がないのも寂しいところです。
まだ関係性を築く過程なので、相手に響くような発言は難しいかもしれません。
そんなときは相手に同調し、同じ内容のままで話す「ミラーリング」を使ってみましょう。
相手「週末はとても天気がよかったので、ドライブにでかけたよ」
自分「たしかに、ドライブにぴったりな天気でしたね、先週末は」
内容を言い換えて返すだけですが、自分に同調してくれている親近感を感じてもらえます。
声の大きさやテンポを合わせることも効果があります。
おそらくその次はドライブの行先の話題になり、相手の好みや性格が少しずつ見えてくるはずです。
どう接すれば円滑にコミュニケーションが取れそうか見えてくるかと思います。
2-3.去り際だから本音が聞けるかも？「ドアノブ効果」
打ち合わせで決めることが一通りまとまり、そろそろ退出かとドアに手を添えるタイミングがあるかと思います。
この時、相手の本音が出てくるのが「ドアノブ効果」です。
例えば、スケジュール調整が難しい案件だったとしましょう。
納期が気になるのはお互い承知の上で話を進めていたので、変に困らせることには触れずに、納期は変更なしのままで終わりました。
相手が退室する瞬間に何か一言伝えるかもしれません。
それは相手の本音が最も出やすいタイミングです。
必要なことを伝えきって緊張から解放されているので、ため込んでいた本音が出てくる場合があります。
それはひょっとしたら
「やっぱりこの納期じゃ難しいかもしれないね。」
という一言かもしれません。
（その時が納期の相談をできるチャンスだったりもします）
3.体験談や失敗談を少しだけご紹介
-
3-1.麦茶がなくて走った
3-2.働くためにしっかり休む
社会人になって20年以上経った私ですが、やっぱり最初は誰でもビギナーです。
私の業務以外での失敗や経験談を少しだけご紹介します。
3-1.麦茶がなくて走った
私が駆け出しの頃、夏の暑い時期に来客があった時の話です。
長年お世話になっているクライアントの代表が朝イチでいらっしゃるので、冷えた麦茶を準備しようと、職場の冷蔵庫を開けたら空っぽだったことです。
ウォーターサーバーが今ほど普及しておらず、ASKULやAmazonのようなネットでの買い物がない時代。ビルの自販機は缶コーヒーとジュースしか売ってなかったような。
コンビニまでは走って片道３分。
ご来社まで10分弱なので迷っている時間はない。
カフェインがあるコーヒーや緑茶はできれば外したい。
走って戻れば間に合うかもしれない！と思い立ち、ダッシュで買って事なきを得た苦い経験があります。
お帰りになられた後、一人で麦茶をがぶ飲みしたのはここだけの話にしておきます。
3-2.働くためにしっかり休む
20代前半の駆け出しだった頃は、数人の職場だったこともあり、電話応対や雑務、アポなしの来社の応対など業務だけでないことも多く、残業続きになる傾向にありました。
疲れがたまるとケアレスミスが起こるようになり、「連続の電話で余裕がなくメモが不十分」だとか、「メールの誤字やFAXの見落とし」などが目立つようになりました。
こういう時は思い切って休むに限ります。
本来のパフォーマンスができないのはプロフェッショナルとして失格だからです。
息抜きしたくても複数の案件が同時に進行しているためエンドレスで、納品しても「区切り」という実感があまり感じられません。
また、同僚や友人と食事に行くには予定が合わないことも多いと思います。
そんな時は一人で食事に行くとか、帰り道に美味しいものを買って帰るとか、「何かを達成した感」を自分で演出しましょう。ほんの数時間でもリセットできるかと思います。
そんなとき職場でも家でもない場所があったりすると、独特な居心地の良さがあって、「自分も大人になったんだなぁ」とか思ったりするかもしれません。
5.まとめ
いかがだったでしょうか。
社会人を20年以上続けてきた自分が新社会人の方に向けて、ビジネスマナーやテクニックと合わせて体験談などをお伝えしました。
先の長い話ですが、私が子供だった昭和では60歳で定年が当たり前でした。
令和においては何歳まで働くのかが変化し続けています。
社会人になりたてで不安や迷いがあるかもしれませんが、今まで以上に変化の多い時代をたくましく生き抜いていっていただきたいなと思います。
自分も取り残されないよう日々精進いたします。
愛知県内から名古屋市を中心にホームページ制作を行っている会社
株式会社 WWG（ダブルダブルジー）
愛知県 名古屋市中村区名駅5-16-17 花車ビル南館5F
TEL： 052-890-7007（2021-12/16～変更）
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コジコジ
デザイナー
2020年入社。20年以上に渡りデザイナーとしてWEBはもちろん、パンフレットや、ロゴ、各種広告など幅広いデザインに従事。デザインの記事をメインに楽して役立つブログを心がけております。
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