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前回まで、当ブログでは「メールに関するテーマ」をいくつか取り上げてきました。
※よければ下記もあわせてご参照ください。

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メールに関連した内容として、最近お客様から「会社のメールアドレスをどう決めたらよいか」という質問をよくいただきます。

そこで今回は、多くの方が迷っている会社メールアドレスの決め方を解説したいと思います。

※2021年2月24日現在の情報です

会社用メールアドレス作成のポイント

個人のお店で使うメールアドレスであれば、フリーメールでも特に問題ないことが多いです。

しかし、法人としてメールを使う際には、フリーメールではなく、ドメインとサーバーを契約して専用のメールアドレスを用意するのが一般的です。

「xxx@example.com」のような形式のメールアドレスを作成した後、それを、ThunderbirdやOutlookなどのメールソフトに設定することで利用可能になるという流れです。

その手順の中でも「＠以前をどのように決めるか」というのが今回の重要なポイントです。

当記事では、下記の順番でメールアドレスの決め方をご紹介します。

・社員用のメールアドレス
・業種に関わらず使用可能な汎用性の高いメールアドレス
・ホームページ製作会社や、企業のWeb担当者がよく使用するメールアドレス

弊社WWGは、ホームページ制作を行っている会社です。そのため、Web担当者がよく使用するメールアドレスを最後にピックアップしています。

Web担当者以外で、メールアドレスの決め方を知りたい場合は「汎用性の高いメールアドレス」の内容を中心にご参照いただければと思います。

社員用メールアドレス

多くのレンタルサーバーは、メールアカウントを50人～100人程度は作成できるので、社員が増えても同じサーバーで人数分のメールアドレスをある程度は賄うことができます。

人数が増えることを想定した場合に重要になるのは、「@以前をどのように決めるか」というルールを統一しておくことです。

苗字だけのシンプルな文字列でもよいのですが、従業員の人数が多くなればなるほど、同性の従業員とメールアドレスがかぶってしまう可能性が出てきます。

そのため、@以前は「yamada.taro」か「 t.yamada」のように苗字はそのまま残し、名前の部分を必要に応じて頭文字のみに統一するとよいです。

また、「t-yamada」「t_yamada」のようにハイフンやアンダーバーの使用も考えられます。

汎用性の高いメールアドレス

各機能に対応するメールアドレス作成

業務範囲が広がれば広がるほどメールの用途が多岐にわたるため、@以前は様々な候補が考えられます。しかし、それらを会社独自のルールで決めるのはあまり好ましいとは言えません。

決め方の指針として、国際的な技術仕様である「RFC2142」に次のような記載があります。

※以下、RFCの「一般的なサービス、役割、機能に対するメールボックス名」より一部引用：
（URL：http://rfc-jp.nic.ad.jp/rfc-jp/RFC2142-JP.txt ）

”インターネット上で電子メールの交換を行う組織は”少なくとも”組織内に存在する各機能に関しては対応するメールボックスを利用できるようにすることがとても望ましい。”

つまり、機能ごとに対応するメールアドレスを用意するのが好ましいと言えます。

具体的なメールアドレスの例

以前は、よくお問い合わせ用のメールアドレスに使われていましたが、info@があまりに一般的になったため、迷惑メールが来る可能性も高くなってしまいました。

また、info@は機械的で人間味に欠けていると感じられやすい点、一部のサービスでinfo@のメールアドレスが登録できないというデメリットも存在します。

そのため、代わりのcontact@や、よりフレンドリーな雰囲気が出せるhello@、hey＠、hi@などを使うのもおすすめです。

アドレス	用途
info@	製品やサービスの一般的な情報、お問い合わせに関するメール
support@	カスタマーサポート（ヘルプデスク）で主に使用される、ユーザーからの問い合わせや返信に使用するメール
marketing@ media@ press@	製品やサービスの広告、宣伝に関するメール
sales@	製品の購入に関するメール
admin@	顧客や一般ユーザーには見えない、社内のシステム管理用のメール
billing@	支払い関係で使われるメール ※Invoice、Receiptなどからメールの受信に使用
sponsorship@ partners@ affiliates@	スポンサーシップやアフィリエイトなどのビジネスパートナーに関するメール
workwithus@ careers@	主に人事部で求人関係に使われるメール
noreply@ donotreply@	返信不要という意味で、ニュースレターやログイン通知などに関するメール

Web担当者用メールアドレス

一部前述の内容と重複しますが、Web担当者のメールアドレスとしては下記のような候補が考えられます。

アドレス	用途
webmaster@ www@	Webサイトの問い合わせに対応するメール
postmaster@	メールに関する問い合わせに対応するメール
info@	製品やサービスの一般的な情報、お問い合わせに関するメール
support@	主に顧客からのお問い合わせに関するメール
sales@	製品の購入に関するメール
marketing@ media@ press@	製品やサービスの広告、宣伝に関するメール

まとめ

今回は会社用メールアドレスの決め方について詳しく調べてみました。

メールアドレスの＠以前は、社員用メールアドレスの場合は「 t.yamada@」 のような構成がよいでしょう。また、業務で使用するメールアドレスは info@（contact@などがベター）、support@ 、marketing@、sales@などを、必要に応じて使いわけるのがオススメです。

よかったら参考にしてみてください！